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Automatische Abwesenheitsnotiz versenden

Wenn Sie Ihre E-Mails während eines bestimmten Zeitraumes nicht abrufen oder beantworten können, können Sie eine automatische Abwesenheitsnotiz an die Absender eintreffender E-Mails schicken lassen.

Allerdings sollte eine solche Benachrichtigung nicht unbedingt an den Absender jeder eingehenden E-Mail geschickt werden:

  • Personen, von denen viele E-Mails eingehen, sollten nicht auf jede einzelne E-Mail eine automatische Rückantwort erhalten. Es genügt, wenn erst nach einiger Zeit eine erneute Abwesenheitsnotiz verschickt wird. Die Voreinstellung im Mailportal ist sieben Tage.
  • Wenn eine E-Mail über eine Mailingliste zugestellt wird, sollten nicht alle teilnehmenden Personen der Mailingliste eine Abwesenheitsnotiz erhalten. Da bei Mailinglisten aber im to- oder cc-Adressfeld üblicherweise der Name der Liste, nicht aber die eigene E-Mail-Adresse steht, wird das Problem dadurch gelöst, dass bei der Festlegung der Abwesenheitsbenachrichtigung die eigene E-Mail-Adresse mit allen Aliassen angegeben wird.
  • Im Adressfeld des Mailportals findet die nutzende Person automatisch seine E-Mail-Adresse einschließlich der Aliase.

Abwesenheitsbenachrichtigung müssen unbedingt nach Ende der Abwesenheit wieder gelöscht werden.

Abwesenheitsnotiz mit dem Mail-Portal

Sowohl das Erstellen einer Abwesenheitsbenachrichtigung als auch das Ändern des Textes oder das Abschalten erfolgen über den Menüpunkt "Abwesenheitsbenachrichtigungen" im Mailportal. Dort müssen Sie sich mit Ihrem Account abmelden, für den die Abwesenheitsbenachrichtigung eingerichtet werden soll.

Mit "Änderung speichern" kann der Text der Abwesenheitsnotiz verändert werden.

Mit "Deaktivieren" wird das Versenden der Notiz abgeschaltet.

Abwesenheitsbenachrichtigungen für Mailinglisten

Wie oben erwähnt, werden E-Mails, die die nutzende Person über eine Mailingliste erhält, standardmäßig nicht automatisch beantwortet.

Dies kann aber wünschenswert sein. Wenn zum Beispiel für mehrere Beschäftigte eines Büros eine Liste "sekretariat" eingerichtet worden ist, kann für diese Liste eine Abwesenheitsnotiz eingerichtet werden, falls das Sekretariat für einige Tage geschlossen ist.

Abwesenheitsnotizen für Mailinglisten werden im Mailinglistenverwaltungsprogramm Mailman eingerichtet. Dazu wird von der verwalteten Person der Liste die Administration aufgerufen:

https://lists.uni-koeln.de/mailman/admin/Listenname

Dabei ist der Listenname einzusetzen und im Menü "Automatischer Beantworter" zu wählen. Dort ist dann die erste Option "Soll Mailman eine automatische Antwort an Personen schicken, die eine E-Mail an die Liste schicken?" zu aktivieren.

Kontakt
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