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Einrichtung von Apple Mail (unter OSX 10.5 - 10.11)

Vorbemerkungen

Die Software Apple Mail für OS X ist ein integrierter Bestandteil des Betriebsystems Mac OS X und muss nicht gesondert installiert werden. In den neueren Versionen ist auch ein RSS Reader integriert. (Was ist RSS)

Wir dokumentieren nur die Variante mit dem Postausgangsserver smtp-auth.uni-koeln.de, da sie innerhalb und außerhalb des UKLAN verwendbar ist und mit verschlüsselter Übertragung arbeitet. Die vorgeschlagene Bedienungsweise führt zur Speicherung des Passworts Ihres Studierenden- oder Personal-Accounts im System. Wem dies zu unsicher ist, der gebe das Passwort in den Konfigurationsdialogen eben nicht ein. Es muss dann bei jeder Mail-Sitzung erneut eingegeben werden.

Vorbemerkungen für OS 10.7 (Lion), 10.8 (Mountain Lion), 10.9 (Mavericks), 10.10 (Yosemite), 10.11 (El Capitan)

Für erfahrene Benutzer: Es kann zu Problemen im Authentifizierungsprotokoll kommen. Bitte beim Account nach Installation die Identifizierungsmethode beim SMTP-Server auf "Passwort" einstellen, SSL-Verschlüsselung ankreuzen und Port 993 oder die "Auto" Einstellung verwenden. Details am Seitenende.

 

Kurzanleitung für erfahrene Benutzer

  • Posteingangsserver:
    pop.uni-koeln.de (POP-Protokoll)
    imap.uni-koeln.de (IMAP-Protokoll)

  • Postausgangsserver:
    smtp-auth.uni-koeln.de (Identifizierung erforderlich)

  • Benutzername/Passwort für Posteingangs- und Postausgangsserver:
    Name und Passwort des Studierenden- bzw. Personal-Accounts

 

(1) Einrichtung eines neuen Apple Mail-Accounts

Ein Apple Mail-Account, bei Apple Mail einfach nur Account genannt, ist dem lokalen Benutzer zugeordnet und dient zum Arbeiten mit Mail über einen Mailprovider, hier die Uni Köln. Man darf einen Mail-Account auf dem Apple Macintosh nicht mit dem Account beim Mailprovider verwechseln (Personal-Account, Studierenden-Account).

Falls Sie Mail zum ersten Mal starten, öffnet sich automatisch das Einstellungsfenster "Willkommen bei Mail". Klicken Sie auf Fortfahren und geben Sie nun Ihre persönlichen Daten ein. (Siehe Abbildung)

Falls Sie bereits Accounts in Mail eingerichtet haben und einen neuen Account hinzufügen möchten, starten Sie Mail und klicken Sie unter dem Menüpunkt Mail -> Einstellungen -> Accounts auf das kleine '+'-Symbol, links unterhalb der Account-Liste. Nun öffnet sich das Fenster "Account hinzufügen", in welchem Sie mit der Eingabe Ihrer persönlichen Daten beginnen können. (siehe auch Punkt (2))

Account hinzufügen

  • Unter "Vollständiger Name" geben Sie bitte Ihren Namen ein, so wie er im Absenderfeld Ihrer E-Mails erscheinen soll.
  • Unter E-Mail-Adresse tragen Sie bitte Ihre E-Mail-Adresse in der Form account@smail.uni-koeln.de ein, wobei account für den Namen Ihres Studierenden-Accounts, oder, falls schon eingerichtet, Ihren Mail-Alias steht. Das Kennwort ist das zugehörige Studierenden-Account-Passwort.
    Falls Sie an der Universität beschäftigt sind und einen Personal-Account besitzen, hat Ihre Email-Adresse die Form account@uni-koeln.de, wobei account für den Namen Ihres Beschäftigten-Accounts steht. Das Kennwort ist das zugehörige Passwort.

Screenshot: Neuer Account

 

Server für eintreffende E-Mails

Geben Sie im nächsten Fenster die Daten für den Posteingangs-Server ein.

  • Wählen Sie zunächst Ihren Mail-Servertyp, POP oder IMAP (nähere Information siehe Kästchen unten).
  • Benennen Sie den Account mit einem beliebigem Namen, zum Beispiel "Uni Köln (IMAP)".
  • Falls Sie als Mail-Server-Typ IMAP gewählt haben, geben Sie bitte unter "Server für eintreffende E-Mails" den Servernamen imap.uni-koeln.de ein. Falls Sie als Mail-Server-Typ POP gewählt haben, tragen Sie den Servernamen pop.uni-koeln.de ein.
  • Unter "Benutzername" und "Kennwort" geben Sie bitte den Namen Ihres Studierenden-oder Personal-Accounts, sowie das zugehörige Passwort ein.
  • Anschließend bestätigen Sie durch Klicken auf Fortfahren.

Screenshot: Server für eintreffende E-Mails

Was sind POP und IMAP?
Beim POP-Protokoll wird von allen Nachrichten eine Kopie auf Ihrem Computer gespeichert, je nach Grundeinstellung des Mailprogramms wird entweder eine Kopie der Mail vom Server gezogen und die Mails auf dem Server belassen, oder die Mails nach Abruf gelöscht. Jedoch werden die Postfächer nicht synchronisiert! D.h. wenn mehrere Endgeräte zum Abruf der Mails verwende werden, existiert keine Markierung als "gelesen, beantwortet, weitergeleitet" usw. Auch können die gesendeten Mails nicht auf allen Geräten eingesehen werden. Das ist mit unter lästig und erschwert die Organisation. Falls Sie oft von verschiedenen Geräten auf dasselbe Mailkonto zugreifen, so empfiehlt sich zumeist das IMAP-Protokoll. Sämtliche Nachrichten werden dann in Ordnern auf dem Server gespeichert und sind so von überall zugänglich und werden synchron gehalten. Bei Apple Mail sind auch bei Verwendung des IMAP- Protokolls die Emails offline verfügbar.

 

 

Server für ausgehende E-Mails

Nun geben Sie im nächsten Fenster die Daten für den Postausgangs-Server ein.

  • Geben Sie der Server-Konfiguration zunächst, unter "Beschreibung", einen beliebigen Namen, zum Beispiel "Uni Köln (SMTP)".
  • Unter SMTP-Server geben Sie smtp-auth.uni-koeln.de ein.
  • Das Feld "Identifizierung verwenden" müssen Sie aktivieren und unter "Benutzername" und "Kennwort" wieder Ihre Studierenden bzw. Personal-Account Benutzername und Passwort eingeben. Bei diesem Schritt wird standardmäßig SSL aktiviert. SSL ermöglicht Ihnen eine verschlüsselte, sichere Verbindung zwischen Ihrem Computer und dem Mailserver. Klicken Sie auf Fortfahren. 

Screenshot: Server für ausgehende E-Mails

 

Account-Zusammenfassung

  • Im nächsten Fenster wird nun eine Zusammenfassung Ihrer Account-Daten angezeigt. Um den Account zu nutzen, muss das Häckchen bei "Account mit dem Internet verbinden" gesetzt sein.
  • Anschließend bestätigen Sie wieder durch Klicken auf Erstellen.
  • Der Apple-Mail-Account ist nun fertig eingerichtet.

Screenshot: Account-Zusammenfassung

 

(2) Einen bestehenden Mail-Account bearbeiten

Sie gelangen zum Einstellungsfenster über den Menüpunkt Mail -> Einstellungen -> Accounts. Wählen Sie anschließend Ihren Account in der Liste "Accounts" per Klick aus.

Wichtige Hinweise:

  • Um den Servertyp zu ändern, zum Beispiel von POP zu IMAP, müssen Sie den bestehenden Account durch Klicken des kleinen '-'-Symbols unterhalb der Liste löschen, und dann durch Klicken des '+'-Symbols, wie unter Punkt (1) beschrieben, neu anlegen!
  • Bei den Betriebssystemen ab OS 10.8 und höher gibt es beim Löschen der Accounts eine kleine Abwandlung der Vorgehensweise, durch die man aber von System Schritt für Schritt geführt wird. Beim Entfernen des betreffenden Accounts über das kleine '-'-Symbol in den Mail-Einstellungen öffnet sich folgendes Fenster:
  • Dann wählt man den Punkt Internetaccounts an, wobei sich wiederum ein neues Fenster öffnet:
  • Dann einfach den betreffenden Account anwählen und hier über das '-'-Symbol entfernen.
  • Erfahrenere Benutzer, die sich in den Systemeinstellungen ein wenig auskennen haben das Fenster vielleicht wiedererkannt.
  • Alternativ kann man den selben Vorgang über das Öffnen der Systemeinstellungen und den Punkt Internetaccounts (ab OS 10.9) bzw. Mail, Kontakte & Kalender (OS 10.8) ausführen, das Icon ist bei beiden OSX Versionen gleich.
  • Achtung: Beim Löschen eines Accounts werden der Account und dessen Inhalt (also auch die zu dem Account gehörigen Emails) unwiderruflich gelöscht.
  • Um ein Löschen aller Mails zu vermeiden, empfiehlt es sich, den Account unter Einstellungen -> Accounts -> Erweitert nur zu deaktivieren. Damit wird der Account nicht mehr verwendet, aber alle Daten bleiben erhalten und Sie haben die Möglichkeit Ihre E-Mails im Nachinein zu importieren.
  • Man kann mehrere Accounts einrichten, zum Beispiel für Mail bei mehreren Mailprovidern. Man verwende aber pop und imap nicht gleichzeitig beim selben Mailprovider.
  • Bei weiteren Fragen, insbesondere zum Archivieren Ihrer Daten, wenden Sie sich bitte an uns!

Screenshot: Account bearbeiten

Führen Sie nun die gewünschten Änderungen (wie zum Beispiel Änderung des Absendernamens, Änderung des Accountnamens / Passworts ...) durch.
Falls Sie Änderungen an dem SMTP-Server vornehmen möchten, klicken Sie in dem Dropdown-Menü "SMTP-Server" auf Serverliste bearbeiten. Hier wird eine Liste aller eingerichteten SMTP-Server angezeigt. Um einen Weiteren hinzuzufügen, klicken Sie auf das kleine +-Symbol.

Screenshot: Serverliste bearbeiten

Falls Sie den Benutzernamen, bzw. das Passwort für SMTP-Servers ändern möchten, klicken Sie auf den Reiter Erweitert, und führen Sie hier die entsprechenden Änderungen durch. Ändern Sie bitte nichts an SSL und Identifizierung!

 

Screenshot: Benutzernamen und Passwort für SMTP-Servers ändern

Hilfe bei Problemen in OS 10.7 (Lion)

Hilfe bei Problemen in OS 10.7 (Lion)

Herzlichen Glückwunsch!

Sie haben nun Ihre E-Mail-Adresse für Apple Mail eingerichtet. Falls Sie mehrere E-Mail- Adressen haben, können Sie diese ebenfalls nach demselben Verfahren für Apple Mail einrichten. Klicken Sie dazu im Fenster "Accounts" auf das kleine +-Symbol um einen Account hinzuzufügen. Bitte beachten Sie, dass der Begriff "Account" im Zusammenhang mit Apple Mail nicht unbedingt mit einem Studierenden-Account gleichzusetzen ist. Jeder Account steht für eine bei Apple Mail konfigurierte E-Mail-Adresse, zum Beispiel von GMX oder der Uni Köln. Andere E-Mail- Programme verwenden hierfür auch die Begriffe "Benutzerkonto" oder "Profil".

Kontakt
Bei Fragen und für eine individuelle Beratung wenden Sie sich bitte an:
RRZK-Helpdesk