Automatische Abwesenheitsnotiz versenden

Sie können ihre E-Mails während eines bestimmten Zeitraumes nicht abrufen oder beantworten? Dann können sie eine automatische Abwesenheitsnotiz verschicken lassen.

Nützliche Voreinstellungen:

• Personen, von denen viele E-Mails eingehen, sollten nicht auf jede einzelne E-Mail eine Abwesenheitsnotiz erhalten. Es genügt, wenn erst nach einiger Zeit eine erneute Abwesenheitsnotiz verschickt wird. Die Voreinstellung im Mailportal beträgt sieben Tage.
• Wenn eine E-Mail über eine Mailingliste zugestellt wird, erhalten nicht alle teilnehmenden Personen der Mailingliste eine Abwesenheitsnotiz.
• Löschen Sie die Abwesenheitsbenachrichtigung nach Ende der Abwesenheit wieder.

Melden sie sich im Mailportal mit dem Account an, für den die Weiterleitung eingerichtet werden soll und klicken sie oben auf den Reiter „Abwesenheitsbenachrichtigungen“:

Login Mailportal

Im Textfeld tragen sie den Automatischen Antwort-Text ein, der bei einer Abwesenheitsbenachrichtigung erscheint. Über Änderungen speichern wird bei der erstmaligen Anwendung der Abwesenheitsbenachrichtigung diese Aktiviert und der Automatische Antwort-Text übernommen.

Sollten sie schon eine Abwesenheitsbenachrichtigung eingerichtet haben, erkennen sie am grünen „AKTIVIERT“ oder roten „DEAKTIVIERT“, ob die Benachrichtigung gerade aktiv ist oder nicht. Wenn Sie den Automatischen Antwort-Text ändern möchten, ändern sie das Textfeld und bestätigen dies mit Änderungen speichern, jedoch müssen sie Abwesenheitsbenachrichtigung separat über „Aktivieren" reaktivieren. Über „Deaktivieren“ wird die Abwesenheitsbenachrichtigung ausgeschaltet.

Abwesenheitsbenachrichtigungen für Mailinglisten

E-Mails, die sie über eine Mailingliste erhalten, werden standardmäßig nicht automatisch beantwortet. Sie können diese Einstellung aber ändern:
Abwesenheitsnotizen für Mailinglisten richten sie im Mailinglistenverwaltungsprogramm „mailman“ ein. Dazu wird von der administrierenden Person die Liste der Administration aufgerufen:

https://lists.uni-koeln.de/mailman/admin/Listenname

Dabei muss der Listenname eingesetzt und im Menü "Automatischer Beantworter" ausgewählt werden. Aktivieren sie die erste Option "Soll Mailman eine automatische Antwort an Personen schicken, die eine E-Mail an die Liste schicken?".