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Dokumente mit Hilfe eines elektronischen Geräts (Tablet, PC) unterschreiben

Das Regionale Rechenzentrum zu Köln benötigt für bestimmte Dokumente (zum Beispiel den Gast-Account-Antrag) Unterschriften von z.T. mehreren Personen. In Zeiten von COVID-19 und Homeoffice ist dies nicht so einfach. Daher reicht hierzu bis auf Weiteres auch eine handgeschriebene Unterschrift mittels eines elektronischen Gerätes, wenn keine andere Version explizit verlangt wird.

Unsere Empfehlung: XODO

XODO bietet neben dem Download der Software auch eine Web App an, mit welcher neben PDF-Dateien auch beispielsweise Text-Dokumente unterschrieben und anschließend als PDF-Dokument gespeichert werden können.

  1. Web App im Browser aufrufen: https://www.xodo.com/app/#/
  2. Entweder das lokal gespeicherte Dokument per Explorer suchen und öffnen oder per Drag & Drop in das markierte Feld ziehen.
  3. Die "signature" Option wählen und an die gewünschte Stelle ins Dokument klicken.
  4. Per Maus oder Pen unterschreiben und die Unterschrift bestätigen.
  5. Dokument über den "Save"-Button speichern.

Der zukunftssichere Weg: Zertifikatsbasierte elektronische Signatur

Die Akzeptanz der wie o.g. unterschriebenen Dokumente gilt wie erwähnt bis auf Weiteres. Bereits jetzt können Sie aber auch eine auf einem gültigen Zertifikat basierende elektronische Signatur verwenden. Dieses Zertifikat muss zwingend von einer allgemein akzeptierten Stelle ausgestellt worden sein, bspw. unserer CA (Certificate Authority) im Rahmen der DFN-PKI. Alle Informationen zum Erhalt eines solchen Zertifikats finden Sie auf unserer Seite Verschlüssen und Signieren, eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Verwendung bei PDFs erhalten Sie hier. Diese Signaturen werden auch zukünftig für die meisten Anträge in der Universität akzeptiert werden.

eIDAS-Verordnung

Weitere Informationen finden sie in der eIDAS-Verordnung (electronic IDentification, Authentication and trust Services) des Europäischen Parlaments und des Rates der einheitlichen, verbindlichen und europaweit gültigen Standards für die elektronische Signierung und Identifizierung.