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Tipps und Tricks zur Nutzung von Rocket.Chat

Hier geben wir Ihnen einige weiterführende Hinweise, wie Sie die Funktionen von Rocket.Chat möglichst nutzbringend für Ihre Arbeit im Alltag nutzen können.

Desktop-Client oder mobilen Client verwenden

Wir empfehlen einen Client auf dem PC oder Smartphone zu installieren, um Rocket.Chat zu nutzen. Hiermit geht die Arbeit mit Rocket.Chat deutlich leichter von der Hand als wenn Sie Rocket.Chat im Browser aufrufen.

Folgen Sie zur Installation eines Rocket.Chat-Clients der Anleitung auf unserer Informationsseite zur

Bitte beachten Sie darüber hinaus noch den Hinweis speziell für Beschäftigte der Universitätsverwaltung, Rocket.Chat nicht über eine Citrix-Browser-Session zu nutzen.

Effizient mit Rocket.Chat arbeiten in Gruppen

Gezieltes Ansprechen einzelner Personen in einem Gruppenchat

Wenn Sie eine Nachricht an eine Gruppe schreiben, die zwar die gesamte Gruppe betrifft, Sie aber zugleich eine Reaktion einer bestimmten Person zu dieser Nachricht wünschen, so können Sie dies durch Erwähnung dieser Person zum Ausdruck bringen. Rocket.Chat unterstützt Sie hierbei, indem Sie nur so viele Zeichen des Benutzernamens der gewünschten Person eingeben müssen, bis diese Person in der Liste der eingetragenen Benutzerinnen und Benutzer gefunden werden kann.

Geben Sie auf der Tastatur das "@"-Zeichen ein, gefolgt von den Anfangsbuchstaben des Benutzernamens, um eine solche Erwähnung hinzuzufügen.

Beispiel: Um Maria Mustermann anzusprechen, die den Benutzernamen mmuster2 hat, geben Sie ein: @mmu

Kurz darauf erscheint ein Fenster mit Namensvorschlägen. Sie können einen der Vorschläge mit der Maus auswählen. Mit der Tastatur können Sie den aktuell ausgewählten Vorschlag durch Drücken der Tabulator-Taste übernehmen.

Wenn Sie eine Nachricht mit einer solchen Erwähnung einer Person abschicken, so wird der Name besonders hervorgehoben. Bei der angesprochenen Person selbst wird dies dunkelblau hinterlegt. Bei allen anderen Empfängern der Nachricht wird eine hellblaue Hervorhebung angezeigt.

Neben der Hervorhebung einer einzelnen Person können Sie bei einer Nachricht auch angeben, dass dies alle Personen etwas angeht bzw. Sie sich von allen eine Reaktion erhoffen. Hierzu schreiben Sie hinter das "@"-Zeichen keinen Benutzernamen, sondern das Schlüsselwort "all", also @all

Thematische Gliederung in Chats

Für eine bessere Übersicht können innerhalb eines Chat-Kanals einzelne Themen in eigene Gesprächsfäden, genannt Threads, aufgeteilt werden. Hierüber können Kolleginnen und Kollegen, die ein bestimmtes Thema nicht betrifft, sich leichter auf diejenigen Themen fokussieren, die sie betreffen.

Um einen Thread zu erstellen, antworten Sie auf eine bestehende Nachricht. Das geht, je nach verwendetem Client, auf unterschiedlichem Weg:

  • Zeigen Sie beim Desktop-Client auf die Nachricht, auf die Sie sich beziehen möchten, und klicken dort oben rechts auf das Symbol mit der Sprechblase und zwei Strichen ("Mit Thread antworten").
  • Tippen Sie im mobilen Client längere Zeit auf die Nachricht, auf die Sie sich beziehen möchten, und wählen im nun erscheinenden Menü den Punkt "Antworten".
vergrößern:
Beispiel für Darstellung einer thematischen Gliederung durch einen Thread. Im linken Teil des Fensters werden die Antworten verkürzt dargestellt. Bei Interesse lässt sich dieses Thema im rechten Fenster vollständig anzeigen. Dort können auch themenbezogene Antworten eingegeben werden.

Die Nachrichten innerhalb eines Threads werden in dem Kanal in der Standardansicht in verkleinerter Schrift dargestellt. Klicken Sie auf die blaue Schaltfläche n Antworten. Nun werden alle zu diesem Thread gehörigen Chatbeiträge in voller Länge angezeigt. Ist die blaue Schaltfläche schon aus dem Fenster herausgescrollt, können Sie alternativ auch auf die blaue Zeile klicken bzw. tippen, mit der der Beginn der ersten Nachricht eines Threads wiederholt wird.

Um innerhalb dieses Threads zu antworten,

  • tragen Sie beim Desktop-Client die Antwort innerhalb des rechten Teilfensters im "hellen" Bereich ein.
  • geben Sie beim mobilen Client die Antwort ein, während dieser Thread angezeigt wird. (Tippen Sie auf die Schaltfläche "Zurück", wenn Sie eine Antwort außerhalb dieses Threads oder in einem anderen Thread geben möchten.)

Über das Symbol "Glocke" bzw. "durchgestrichene Glocke" können Sie festlegen, ob Sie bei neuen Nachrichten in diesem Thread eine Benachrichtigung erhalten möchten.

Widerrufen von Nachrichten

Im Chat können Sie Nachrichten, die Sie eigentlich gar nicht senden wollten (z. B. zu früh abgesendet oder an die falsche Person), nachträglich löschen. Sie können natürlich nur eigene Nachrichten löschen, nicht von fremden Personen geschriebene Nachrichten.

Um eine Nachricht zu löschen:

  • Zeigen Sie im Desktop-Client mit dem Mauszeiger auf die betreffende Nachricht und wählen Sie oben rechts das Menü (drei senkrechte Punkte). Wählen Sie hier den untersten Punkt Löschen (Mülltonnensymbol).
  • Tippen Sie im mobilen Client für längere Zeit auf die betreffende Nachricht. Wählen Sie in dem nun erscheinenden Menü den untersten Punkt, Löschen.

Alternativ können Sie Nachrichten nicht nur löschen, sondern auch nachträglich verändern. Wählen Sie dazu anstelle des zuvor genannten Punkts Löschen einfach den Punkt Bearbeiten. Dann können Sie die geänderte Nachricht noch einmal verschicken. Eine auf diese Weise nachträglich geänderte Nachricht wird im Chat mit einem Stift-Symbol angezeigt.

vergrößern:
Über das Menü können Sie eigene Nachrichten wieder löschen, wenn Sie diese versehentlich gesendet haben – zum Beispiel eine als privat gedachte Nachricht, die aber an die gesamte Gruppe ging.

Stimmungsbild durch Reaktionen auf Nachrichten

Sie können zu einer Nachricht, die eine andere Person geschrieben hat, eine Reaktion in Form eines Emoticons hinzufügen. Im Desktop-Client zeigen Sie dazu mit dem Mauszeiger auf die Nachricht und wählen oben rechts das Symbol "Smiley mit Plus-Zeichen". Im Mobilclient tippen Sie längere Zeit auf die Nachricht und wählen in dem Menü den Punkt "Reaktionen".

Neben allgemeinen Kommentaren, beispielsweise ob ein Beitrag witzig oder unpassend war, können über diese Funktion auch auf einfache Weise in Gruppen Stimmungsbilder eingesammelt werden.

Beispiel: Sie machen einen Vorschlag und schreiben:
Bei unserem Teamtreffen am nächsten Mittwoch könnte ich die Details hierzu in einer Präsentation erläutern. Besteht daran Interesse?
Ihre Arbeitskolleginnen und -kollegen können auf Ihren Vorschlag eingehen, indem sie entsprechende Emoticons hinzufügen, um zu signalisieren, ob ein solches Interesse besteht. Also beispielsweise durch ein "Daumen hoch"-Symbol oder ein "Daumen runter"-Symbol. Sobald eine Person ein solches Symbol hinzugefügt hat, können weitere Personen auf dieses Symbol klicken, wenn sie der gleichen Ansicht sind. Die Anzahl an Klicks auf die Symbole wird mitgezählt. Auf diese Weise lässt sich schnell in einer Gruppe ein Stimmungsbild ermitteln, insbesondere zu einer einfachen Ja/Nein-Frage.

Wenn Sie aus Versehen auf ein solches Symbol geklickt haben, können Sie dies durch nochmaliges Klicken wieder rückgängig machen.

Umfragen mit vorgegebenen Antworten

Mit dem Schlüsselwort "/poll" können Umfragen in Rocketchat erstellt werden.

Neben Umfragen, bei denen die Befragten selbst eine Antwort geben (in Form eines Symbols), können auch Umfragen mit fest vorgegebenen Antwortmöglichkeiten durchgeführt werden. Eine solche Umfrage wird dadurch erzeugt, dass im Texteingabefeld das Schlüsselwort /poll verwendet wird. Dahinter können Sie noch die Frage eingeben, die beantwortet werden soll.

Beispiel: Statt in die Mensa zu gehen möchten Sie gemeinsam eine Pizzalieferung aufgeben. Dann könnten Sie im Textfeld folgendes eingeben:
/poll Welcher Belag soll auf der Pizza sein?

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  • Beispiel für das Erstellen einer Umfrage mit Mehrfachauswahl (jeder Teilnehmende kann mehrere Antworten auswählen). Großansicht:
    Soll es beim Beantworten der Frage möglich sein, auch mehr als nur eine Antwort zu geben, so muss beim Erstellen der Umfrage die Option "Multiple choices" gewählt werden.
  • Beispiel für das Erstellen einer Umfrage mit Einfachauswahl (nur eine Antwort von mehreren kann gewählt werden). Großansicht:
    Falls bei einer Umfrage nur genau eine Antwortmöglichkeit auswählbar sein soll, setzen Sie den Typ der Umfrage auf "Single choice".
  • So wird eine Umfrage bei Teilnehmenden angezeigt (Beispiel) Großansicht:
    So sieht die fertige Umfrage aus, wenn sie Teilnehmenden angezeigt wird. Zur Abstimmung können die Schaltflächen "Vote" neben einer Antwortmöglichkeit verwendet werden. Das Abstimmungsergebnis wird nach Stimmabgabe angezeigt (Balkendiagramm und Prozentangabe).

Daraufhin erscheint eine Eingabemaske, in der Sie weitere Angaben zu der Umfrage machen können. Sie können in die offenen Felder mögliche Antwortalternativen eintragen. Über die Schaltfläche Add a choice können Sie bei Bedarf weitere Felder für Antwortmöglichkeiten hinzufügen. Im darunter befindlichen Auswahlkästchen können Sie auswählen, ob die Teilnehmenden jeweils mehrere der von Ihnen vorgegebenen Antwortmöglichkeiten anklicken können (Multiple choices) oder nur eine der Antwortmöglichkeiten (Single choice). Über das letzte Auswahlkästchen können Sie festlegen, ob alle Teilnehmenden sehen können sollen, wer wie abgestimmt hat (Open vote) oder ob das Abstimmungsverhalten geheim gehalten wird (Confidential vote). Über die Schaltfäche Create können Sie die Umfrage in dem ausgewählten Chatkanal veröffentlichen. Wenn der Zeitpunkt gekommen ist, dass keine weiteren Stimmen mehr angenommen werden sollen, kann die Umfrage über das Kontextmenü (drei senkrechte Punkte neben der Umfrage) per Finish poll geschlossen werden.

Teilnehmende können – ähnlich wie beim "antworten" durch Emojis – eine versehentlich gegebene Antwort zurückziehen, indem Sie noch einmal auf die Schaltfläche Vote neben der zuvor angeklickten Antwortmöglichkeit klicken.

 

Zoom-Videokonferenz direkt aus Rocket.Chat starten

Sie können direkt aus RC heraus spontane Zoom-Meetings eröffnen. Wichtig: Hierfür ist zum einen erforderlich, dass ein aktueller RC-Client verwendet wird, zum anderen muss man in Zoom und in RC mit dem gleichen Personal-Account angemeldet sein (falls man über mehrere verfügt). Zum Erstellen der Zoom-Konferenz geben Sie im passenden RC-Chat einfach 

/zoom start

ein. 
 

Abwesenheitsnachrichten in Rocket.Chat aktivieren

Sie können in Rocket.Chat eine Abwesenheitsbenachrichtigung aktivieren, die alle Personen erhalten, die eine Direktnachricht an Sie schreiben. Um Verwirrung zu vermeiden, sollten Sie den hierfür nötigen Befehl einfach in eine Chat-Nachricht an sich selbst (Suche über die Lupe im oberen Menü, dann Ihren eigenen Namen oder Account suchen und einen Chat starten) eintippen. Der Befehl lautet:

/out-of-office out Statusmeldung

...wobei Sie "Statusmeldung" natürlich entsprechend durch den gewünschten Text ersetzen sollten.

Per 

/out-of-office in

lässt sich die Abwesenheitsnachricht später wieder deaktivieren.

Fehlende Aktualisierung – Cache löschen

Bei Nutzung der Rocket.Chat-App (sowohl auf Smartphones/Tablets als auch auf "normalen" PCs), kommt es in seltenen Fällen dazu, dass keine Aktualisierungen mehr angezeigt werden. Dies fällt bei der Benutzung unter anderem dann auf, wenn man versucht, den eigenen Online-Status (grün/gelb/rot) zu ändern, diese Änderung aber nicht übernommen wird. Auch werden in diesem Fall teilweise keine neuen Chat-Nachrichten mehr angezeigt.

Um diesem Zustand zu entkommen hilft es, den lokalen Cache zu löschen.  Auf dem PC klicken Sie dazu im Menü View auf Reload ignoring cache.

Bei iPhone und Co. wählen Sie, wie auf dem Bild gezeigt, den Punkt Clear local server cache bzw. Lokalen Server-Cache leeren, den Sie über das Hamburger-Menü (drei waagerechte Striche) und dort am Ende der Liste von Einstellungen finden.