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BSCW - Eine Kurzanleitung für die Arbeitsgruppenleitung

Dieses Dokument beschreibt das Anlegen eines Arbeitsbereiches beziehungsweise eines Ordners durch die Arbeitsgruppenleitung (zum Beispiel Seminarleitung, Dozierende) und das Einladen von AG-Mitgliedern (zum Beispiel Teilnehmende an Seminaren, Studierende) in diesen Arbeitsbereich.

Registrierung auf dem BSCW-Server und erste Anmeldung

Screenshot: Benutzerregistrierung
Benutzerregistrierung

Zunächst benötigt die AG-Leitung einen speziellen Account auf dem BSCW-Server des RRZK. Bitte wenden Sie sich dafür an die BSCW-Administration.

Ist der Account eingerichtet, wird eine automatisch generierte Einladungs-Mail mit einer URL, unter der sich die AG-Leitung beim BSCW-Server anmeldet, verschickt. Diese URL ist nur einmal gültig. Um mit BSCW arbeiten zu können, muss im Browser JavaScript aktiviert sein. Die bevorzugte Sprache erkennt BSCW anhand der Einstellungen im Browser. Bei der ersten Anmeldung wählt man einen geeigneten Nutzernamen und ein Passwort, das natürlich nicht an Dritte weitergegeben werden darf.

Nach erfolgreicher Registrierung erhält die AG-Leitung eine zweite automatisch generierte E-Mail vom BSCW-System. Darin wird die Registrierung bestätigt, weiterhin enthält die Mail die URL, unter der man sich zukünftig auf dem BSCW-Server einloggt, https://bscw.uni-koeln.de/bscw/bscw.cgi, und einige Hinweise für bestimmte Browser. Es ist sinnvoll, diese Mail nicht zu löschen.

Nach Abschluss der Registrierung wird die AG-Leitung aufgefordert, sich mit Benutzername und Passwort anzumelden. Sie gelangen in ihren persönlichen Arbeitsbereich, der nur für Sie zugänglich ist. Auch alle AG-Mitglieder erhalten später solche persönlichen Arbeitsbereiche, die jeweils nur für sie zugänglich sind. Um die BSCW-Sitzung zu beenden, muss der Webbrowser beendet werden. Falls mehrere Browserfenster offen sind, reicht es nicht, nur das BSCW-Fenster zu schließen. Der Browser muss komplett beendet werden. Um sich mit verschiedenen Nutzern gleichzeitig auf dem gleichen PC einzuloggen, müssen verschiedene Browser benutzt werden.

Anlegen eines Arbeitsbereiches

Screenshot: Der Ordner/Arbeitsbereich anlegen.
Der Ordner/Arbeitsbereich wird angelegt.

Bei BSCW ist Arbeitsbereich gleichbedeutend mit Ordner. Um einen neuen Arbeitsbereich/Ordner für die Arbeitsgruppe anzulegen, klickt man auf das Ordnersymbol unter der Menüleiste oder im Menü auf "Datei" -> "Neu" -> "Ordner".

Legt man einen Unterordner in einem schon bestehenden Arbeitsbereich/Ordner an, so werden die Zugriffsrechte vom darüberliegenden Arbeitsbereich vererbt. Legt man einen neuen Arbeitsbereich außerhalb bereits erstellter Arbeitsbereiche an, so müssen die Mitglieder in diesen neuen Ordner neu eingeladen werden.

Adressbuch

In das persönliche Adressbuch gelangt man durch Klicken auf das Symbol "Adrsb" in der Symbolleiste rechts oben.

Um einen neuen Eintrag vorzunehmen, klickt man entweder in der Menüleiste links oben auf "Datei" -> "Neu" -> "Mitglied", auf das Symbol "Neues Mitglied hinzufügen" in der Smybolleiste unter der Menüleiste oder auf den Aktionspfeil rechts und dann auf "Neu" -> "Mitglied". Man kann entweder BSCW-Nutzer suchen und den entsprechenden Eintrag markieren, oder Benutzerkennzeichen beziehungsweise E-Mail-Adressen, jeweils in eine neue Zeile, eingeben. Dann auf "Hinzufügen" und anschließend auf "OK" klicken. Die neuen Adressen werden gespeichert. Um einen Eintrag aus dem Adressbuch zu löschen, klickt man auf den Aktionspfeil rechts neben dem Eintrag und dann auf "Zugang" -> "Ausladen".

Einladen der Arbeitsgruppenmitglieder in den Arbeitsbereich und das Rollenkonzept von BSCW

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Zu Abbildung 1:

Um AG-Mitglieder in den soeben angelegten Arbeitsbereich einzuladen, klickt die AG-Leitung rechts neben den Ordnernamen auf den Aktions-Pfeil und dann im erscheinenden Drop-Down-Menü auf "Zugang" -> "Mitglied einladen".

Die Einladung wird immer für einen Ordner (und damit die darunter liegenden Unterordner) ausgesprochen. Das heißt soll eine Einladung für alle Ordner einer Stufe erfolgen, so muss diese für jeden Ordner einzeln ausgesprochen werden. Sollen generell die Einladungen für alle Ordner ausgesprochen werden, empfiehlt es sich, zunächst auf der obersten Stufe einen übergeordneten Ordner anzulegen, für dann die Einladungen erfolgen.

Zu Abbildung 2:

In das Fenster links oben gibt man die E-Mail-Adresse(n) des beziehungsweise der AG-Teilnehmenden ein, jede Adresse in einer neuen Zeile. Dann klickt man auf den Button Hinzufügen. In das linke untere Fenster kann ein Einladungstext eingegeben werden; wenn man nichts eingibt, wird die Standard-Einladungsmail verschickt. Diese kann deutsch- oder englischsprachig sein. Weiterhin kann angegeben werden, in welcher Rolle die AG-Mitglieder eingeladen werden sollen: "Mitglied", "Anonymes Mitglied", "Eingeschr. Mitglied", "Teilnehmer" oder "Manager". Standard ist "Mitglied". Die Unterschiede liegen in den Rechten, die vergeben werden:

Rollen und Zugriffsrechte

RolleZugriffsrechte
MitgliedLesen & Lesen Erw., Bearbeiten & Bearbeiten Erw., Teilen
Anonymes MitgliedLesen
Eingeschränktes MitgliedLesen & Lesen Erw.
Teilnehmerkeine Rechte
Manageralle Rechte

Das Bild zeigt die ausführlichen Zugriffsrechte am Beispiel der Rolle "Mitglied":

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Rollenempfehlungen

Möchte man den Hörern einer Vorlesung die Dias zugänglich machen, eignen sich beispielsweise für die Studierenden die Rollen "Anonymes Mitglied" beziehungsweise "Eingeschränktes Mitglied". Oder man macht den Ordner öffentlich. Für eine Arbeitsgruppe, in der die Arbeitsgruppenmitglieder gleiche Rechte haben sollen, eignet sich die Rolle "Mitglied".

Anpassen/Ändern von Rollen

Man kann die einzelnen Rechte der Rollen auch anpassen. Dazu klickt man neben dem Ordner, für den die angepasste Rolle gelten soll, auf den Aktions-Pfeil und dann auf "Zugang" -> "Rolle ändern".

Siehe Abbildung "Rolle ändern"

Mittels des Pull-Down-Menüs kann man auswählen, welche Rolle geändert werden soll. Dann klickt man auf "OK" und erhält eine Liste aller Rechte dieser Rolle. Durch Aktivieren beziehungsweise Deaktivieren der Checkboxen können die Rechte verändert werden. Anschließend auf "OK" klicken, um die geänderten Rechte der angepassten Rolle zu speichern.

Neue Rollen definieren

Es können auch eigene Rollen definiert werden. Dazu klickt man auf den Aktions-Pfeil rechts und dann auf "Zugang" -> "Neue Rolle". In das Textfeld oben trägt man einen geeigneten Namen ein. Die Checkboxen unten dienen dazu, der neuen Rolle Rechte zu vergeben. Mittels des Pull-Down-Menüs kann man eine Rolle auswählen, die Vorlage für die neue Rolle ist. Man kann auch die Rechtegruppen durch Aktivieren der Checkboxen gezielt vergeben. Für eine differenzierte Auswahl der einzelnen Rechte klickt man auf "Rolle ändern...". Dort kann man durch Aktivieren der einzelnen Checkboxen explizit Rechte vergeben. Hilfe zu den verschiedenen Rechten gibt es, wenn man auf den Namen des entsprechenden Rechtes klickt. Durch Klicken auf "OK" wird die neue Rolle gespeichert.

Siehe Abbildung "Neue Rolle definieren"

Hat die AG-Leitung weitere Mitglieder des Arbeitsbereichs eingeladen, erscheint rechts neben dem Ordnernamen ein neues Symbol: Zwei stilisierte Köpfe. Klickt man auf dieses Symbol, erhält man eine Liste der Mitglieder des Arbeitsbereiches. Diese werden automatisch ins Adressbuch eingetragen. Die eingeladenen Mitglieder können die anderen Teilnehmer ins Adressbuch übernehmen, indem sie auf die beiden stilisierten Köpfe neben dem Ordnernamen klicken und in der dann erscheinenden Mitgliederliste die Checkboxen neben den Namen aktivieren und auf "ins Adressbuch" klicken.

Abmelden von Arbeitsgruppenmitgliedern

Screenshot: BSCW - Abmelden von Arbeitsgruppenmitgliedern
BSCW - Abmelden von Arbeitsgruppenmitgliedern

Um Mitglieder wieder aus dem Arbeitsbereich zu entfernen, gibt es zwei Möglichkeiten: Entweder man aktiviert die Checkboxen links neben den Mitgliedernamen und klickt dann auf "ausladen", oder man klickt auf den Pfeil rechts neben dem Mitgliedsnamen und dann im erscheinenden Drop-Down-Menü auf "Zugang" -> "Ausladen".

Dadurch verlieren die ausgeladenen BSCW-Nutzer ihre Zugriffsrechte auf den Arbeitsbereich der Arbeitsgruppe, sie können aber weiterhin ihren persönlichen Arbeitsbereich auf dem BSCW-Server nutzen und auf öffentliche Bereiche zugreifen. Nutzer können nur von der Administration komplett gelöscht werden. Bitte sprechen Sie dafür die BSCW-Administration an.

Arbeitsbereich öffentlich machen

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Um einen Arbeitsbereich öffentlich - also für alle BSCW-Nutzer, nicht nur die AG-Mitglieder, zugänglich - zu machen, muss man zunächst im Menü unter "Optionen" sein Niveau auf "Fortgeschritten" oder "Experte" setzen (mit steigendem Niveau hat man mehr Aktionsmöglichkeiten). Man klickt auf den Pfeil rechts neben dem Ordnernamen und im Drop-Down-Menü auf "Zugang" -> "Öffentlich machen". Die anonymen Benutzer "anonymous" werden als Mitglieder eingeladen.

siehe Abbildung "BSCW - Odner öffentlich machen"

Öffentliche Arbeitsbereiche können von allen BSCW-Nutzenden angesehen werden, allerdings können diese nichts verändern und keine Disskussionsforen oder Notizen zu den Dateien sehen, sofern man es ihnen nicht explizit erlaubt. Wird der öffentliche Zugang moderiert, so bedeutet das, dass von anonymen Benutzern angelegte Objekte zunächst von der AG-Leitung freigegeben werden müssen. Öffentliche Arbeitsbereiche/Ordner werden über das Symbol "Öffentlich" in der Symbolleiste oben rechts erreicht.

Diskussionsforum anlegen

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Das Schreiben des ersten Beitrags startet eine Diskussion im Stil einer Newsgroup. Dazu klickt man auf den Aktions-Pfeil und dann auf "Neu" -> "Diskussion".

Gruppenkalender anlegen

Gruppenkalender werden mittels des Drop-Down-Menüs neben dem Arbeitsbereich durch Klicken auf "Neu" -> "Gruppenkalender" angelegt. Der Gruppenkalender kann im Gegensatz zum persönlichen Kalender von allen Arbeitsbereichmitgliedern eingesehen und benutzt werden. Im Gruppenkalender eingetragene Termine erscheinen auch im persönlichen Kalender, wenn man zu diesem Termin eingeladen wurde. Der Gruppenkalender erscheint als Objekt im Arbeitsbereich/Ordner, während der persönliche Kalender durch Klicken auf das Symbol "Kalender" in der oberen rechten Buttonleiste erreicht wird.

siehe Abbildung "BSCW - Kalender anlegen"


Um einen neuen Termin einzutragen, klickt man auf das Stift-Symbol im entsprechenden Tag (siehe Abbildung "BSCW - Termin eintragen")


Im erscheinenden Fenster kann man den Termin eingeben (siehe Abbildung "BSCW - Termindetails bearbeiten")

Im obersten Eingabefeld kann man einen Namen für den Termin benennen. Darunter bieten DropDown-Menüs die Möglichkeit, eine Uhrzeit oder eine Zeitspanne festzulegen. Im Kasten darunter sind im oberen Feld die Teilnehmenden des Arbeitsbereiches aufgelistet und im Feld darunter Nutzergruppen. Hier kann man eine Gruppe, zum Beispiel alle Mitglieder des Arbeitsbereiches oder alle im Adressbuch, auswählen. Klickt man auf den Button "ausgewählte Gruppen auflösen", so werden im Auswahlfeld die entsprechenden Nutzer aufgelistet und markiert. Man kann auch durch Markieren im oberen Auswahlfeld einzelne Nutzer auswählen. Die ausgewählten Teilnehmerinnen und Teilnehmer sehen den Termin nun im Gruppen- und in ihren persönlichen Kalendern. Um zum Termin auch Personen, die nicht BSCW-Nutzende sind, einzuladen, kann man im Eingabefeld unter den Auswahlfeldern E-Mail-Adressen angeben. Damit diese über den Termin unterrichtet werden, sollte man die Checkbox "Einladung an neue Teilnehmer senden" aktivieren. Nur wenn diese Checkbox aktiviert ist, werden E-Mails an alle Teilnehmer dieses Termins geschickt.

Ein Termin kann nur in der Tages- beziehungsweise der Wochenansicht des Kalenders geändert oder gelöscht werden. Dazu klickt man in der Menüleiste links oben auf "Ansicht" und dann auf "Tag" beziehungsweise "Woche".

siehe Abbildung "BSCW - Termin ändern"

Um einen Termin zu ändern, klickt man auf den Aktionspfeil rechts neben dem Termin und dann auf "Ändern". Nun kann man auswählen, was geändert werden soll. Um einen Termin zu löschen, klickt man ebenfalls auf den Aktionspfeil und dann auf "Entfernen". Wird ein Termin versehentlich gelöscht, so kann man ihn in der Abfall-Ansicht durch Markieren der Checkbox und Klicken auf "Zurücklegen" wiederherstellen. In die Abfall-Ansicht gelangt man durch Klicken auf das Abfall-Symbol in der Symbolleiste rechts oben.

siehe Abbildung "BSCW - Termin löschen"

Arbeitsbereiche schließen oder löschen

Um einen Arbeitsbereich/Ordner zu löschen, klickt man in der Ordneransicht auf den Aktions-Pfeil rechts neben den Ordner und dann auf "Entfernen". Der Ordner samt Inhalt wird in den Mülleimer verschoben. Falls der Ordner versehentlich gelöscht wurde, kann man ihn aus dem Mülleimer mit der Funktion "Zurücklegen" wiederherstellen. Wenn ein Arbeitsbereich gelöscht wird, bestehen aber immer noch die persönlichen Arbeitsbereiche der einzelnen Arbeitsgruppenmitglieder. Diese müssen von BSCW-Administratotion gelöscht werden.

Wird der Arbeitsbereich/Ordner Beispielsweise für ein Seminar benutzt, das im nächsten Semester mit neuen Studierenden erneut stattfindet, ist es nicht unbedingt sinnvoll, den ganzen Ordner zu löschen. Hier kann es praktischer sein, den Inhalt des Ordners zu behalten und nur die Teilnehmerinnen und Teilnehmer des Arbeitsbereiches auszuladen. Dann können im neuen Semester die neuen Studierenden in den Arbeitsbereich eingeladen werden.

Kontakt
Bei Fragen und für eine individuelle Beratung wenden Sie sich bitte an:
RRZK-Helpdesk
Telefon: (0221) 470-89555