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Postfachgröße und Dateianhänge

Postfachgröße

Allen Studierenden steht über den Studierenden-Account eine maximale Postfachgröße (Quota) von 2 GB zur Verfügung.

Beschäftigte verfügen über den Personal-Account über eine unbegrenzte Postfachgröße.

Empfehlung zur Ordnergröße

Um Probleme bei der Nutzung des E-Mail-Postfachs zu vermeiden, empfehlen wir in einem E-Mail-Ordner nicht mehr als etwa 10.000 E-Mail-Nachrichten zu speichern. Diese Grenze ist nicht starr – mit 10500 Nachrichten in einem E-Mail-Ordner funktioniert es natürlich auch. Die Empfehlung hinsichtlich der Anzahl an E-Mail-Nachrichten pro Ordner gilt unabhängig von der maximalen Größe (gemessen in belegtem Speicherplatz) des Postfachs insgesamt.

Wenn Sie in einem Ordner deutlich mehr als 10000 Nachrichten gespeichert haben passiert es, dass manche Vorgänge (zum Beispiel das Sortieren von Nachrichten) relativ lange dauern. Dies hängt auch vom verwendeten E-Mail-Programm ab. Insbesondere, wenn Sie E-Mails von unterschiedlichen Geräten aus bearbeiten (Smartphone, Tablet, PC), ist anzuraten die Anzahl an E-Mail-Nachrichten in einem einzelnen Ordner nicht zu groß werden zu lassen.

Wir empfehlen Ihnen, einen neuen Ordner oder Unterordner anzulegen, wenn Sie derzeit Ordner mit sehr vielen Nachrichten haben. Im Namen für den neuen Ordner können Sie die Jahreszahl oder eine Monatsangabe verwenden, um leicht erkennen zu können, von wann die in diesem Ordner enthaltenen Nachrichten stammen. Verschieben Sie dann die älteren, nicht mehr im täglichen Zugriff benötigten Nachrichten in diesen Unterordner. Das "Ausräumen" von älteren Nachrichten betrifft vor allem den Posteingangsordner, der automatisch mit neu eintreffenden Nachrichten befüllt wird. Sie können auch Filterregeln erstellen, durch die neue E-Mail-Nachrichten direkt beim Eintreffen auf dem Mailserver automatisch in einen Ordner einsortiert werden, um beispielsweise Nachrichten zu bestimmten Themen oder von bestimmten Absendern direkt in einen thematisch passenden E-Mail-Ordner zu leiten.

Maximale Größe von Dateianhängen

Das Webmailsystem des RRZK erlaubt das Versenden von Anhängen bis zu 20 MB. Für den Mailversand über einen Mail-Client (wie zum Beispiel Thunderbird oder Microsoft Outlook) gelten andere Restriktionen: Dort ist eine Dateigröße von rund 35 MB erlaubt.

Hinweis zur Transportkodierung

Beim Verschicken von Dateien per E-Mail müssen diese mit Hilfe einer sogenannten "Transportkodierung" versendet werden. Dadurch vergrößert sich die Menge der zu übertragenden Daten um etwa ein Drittel. Dies hat den Effekt, dass eine ursprünglich 35 MB große Datei plötzlich eine Größe von nahezu 50 MB einnimmt. Daher ist es möglich, dass ein Dateianhang nicht versendet werden kann, weil seine "Bruttogröße" die zulässige Höchstgrenze überschritten hat. Die E-Mail kann dann vom Mailserver des Empfängers abgelehnt werden.

Beim Versand an andere Anbieter

Zu beachten ist außerdem, dass es bei Anbietenden von E-Mailempfängern eine ausreichend große Obergrenze für empfangene Dateianhänge geben muss, damit diese die Datei auch erhalten können. Das bedeutet: es kann passieren, dass der Uni-Köln-Mailserver die Datei zwar zunächst zum Versand annimmt, aber der Mailserver des empfangenden Accounts die Mail aufgrund seiner eigenen, strengeren Größenbeschränkungen ablehnt. Die Nachricht kann dann nicht an die empfangende Person zugestellt werden und Sie erhalten eine automatisch generierte Nachricht, die Sie darauf hinweist.

Die maximale Größe von Dateianhängen können Sie bei den Anbietenden erfragen. Für die gängigsten folgt hier eine Übersicht (Stand 02/2017):

AnbietendeObergrenze
Google25 MB
GMX 20 MB
Web.de 20 MB
Microsoft20/25 MB
Yahoo25 MB

Hinweis: Die genannten Grenzen beziehen sich auf den kostenlosen Service des jeweiligen Anbietenden. Kostenpflichtige Angebote beinhalten in der Regel höhere Grenzen. 

Alternative zum Dateiversand per E-Mail

Um Dateien zu versenden, die größer sind als die hier aufgeführten Maximalgrößen, können Sie den Gigamove-Dienst verwenden. Dieser erlaubt das Versenden und Empfangen von Dateien bis zu einer Größe von 2 Gigabyte (GB).

Falls Sie regelmäßig größere Datenmengen austauschen müssen, die die Grenzen für den E-Mail-Versand sprengen, kommen auch die weiteren vom RRZK angebotenen Möglichkeiten für die Datenspeicherung in Gruppen infrage. Diese bieten einen höheren Komfort als das regelmäßige Ausfüllen der Formulare beim Gigamove-Dienst. Für die Auswahl eines geeigneten Dienstes kommt es darauf an, ob der Austausch nur mit Beschäftigen und Studierenden an der Universität zu Köln erfolgen soll oder auch mit externen Personen.

Kontakt
Bei Fragen und für eine individuelle Beratung wenden Sie sich bitte an den RRZK-Helpdesk