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Editing Identities in the Webmail System

This guide explains how to set up an address for outgoing mail that is different from the standard format of username@smail.uni-koeln.de or username@uni-koeln.de.

Both e-mail aliases (e.g. firstname.lastname@(smail.)uni-koeln.de) and mailing lists (e.g. department-of-examples@uni-koeln.de) can be used as alternative addresses.
Aliases and mailing lists will have to be active at the time of their registration as an alternative identity.
To set up a personal e-mail alias, please use uniKIM. To apply for a mailing list, please use the application form.

Navigate to Identity Management

Log on to Webmail with your user name and password.
Navigate to the identity management settings via

- Gear symbol
    - Preferences
            - Mail
                - Personal Information

Set Up a New Identity

Open the drop-down menu under "Select the identity you want to change“ and select "Create new identity“.
Fill in the other boxes as follows:

Identity’s name
The name you want to use to label the identity in your overview. Later, this will be useful to differentiate between different identities in case you choose to use more than one. You may want to use a name that will help you distinguish your identities later, e.g. My Alias Address.

Your full name
Your first name (, middle name,) and last name, as they will be displayed to recipients of your e-mails. If you want to use academic titles or job titles such as Prof. Dr.  or Head of XY, you may add them here.

The default e-mail address to use with this identity
Please put in the e-mail address you will want to use with this identity. Usually, this will be an alias address or a mailing list. Please note that the address you choose for this will have to exist and be active by the time you register it for this new identity. This may take up to three hours after setting the alias in uniKIM or notification that your mailing list has been created.

Boxes marked „optional“
Most of these boxes may be left blank for most purposes. If you think you may need to configure one or more of them, please consult our Advanced Settings Guide.

Your signature
You may enter additional professional information here which will be displayed at the bottom of each e-mail you send using the new identity. Alternative methods of contact (i.e. e.g. phone, fax, mailing address, instant messenger names) or URLs to the institution website are common entries here. Try to avoid long disclaimers regarding data protection.

Save sent mail?
This box should be ticked in the vast majority of cases. Your sent mail will not be accessible to you if this box is deactivated.

Sent mail mailbox?
Your selection here determines which mail box will be used to store e-mails sent using the new identity.
(If required, you may also choose another mail box than the one selected here for individual e-mails while composing them. If you do so, please bear in mind that this will have to be repeated if you want to use two different mail boxes to store mail sent from one identity.)
Depending on why you may use two different identities, there are two practical ways of managing sent mail mail boxes:

1. If you work in two different departments (e.g. one part-time position at Department X and another one at Department Y with two different aliases or mailing lists), you should consider choosing two different mailboxes when setting up either identity here to separate thematically different correspondences. In this case, you will see two different mail boxes named "Sent“ in your inbox overview. You will be able to distinguish between them by hovering on either one with the cursor, as this will display their actual names (e.g. "Sent Mail Department X“).


2. If you prefer a chronological order for your sent mail regardless of their institutional attribution, you can choose the same mail box here for both identities.

Click on "Save“ to save your settings and create the new identity.
 

 

Verify Your New Identity

Upon saving your new identity there will be a blue notification on the right side of your screen saying that a test e-mail has been sent to the address of the new identity to verify that you have access to the corresponding inbox. (If the notification disappears too quickly for you to read it in full, you can access it again by navigating to

- Gear symbol
    - Toggle Alerts Log

 

Navigate to your inbox by clicking on the UoC logo and "Go to your inbox“. Open the test e-mail. If you have not received an e-mail yet at this point, please click the "Refresh“ button in the upper left-hand corner of your inbox.

If you do not receive a test e-mail, this is usually for one of two reasons:

1. The address you used for your new identity is not yet active. It may take up to three hours until new aliases and mailing lists are registered on our mailing server. If this time period has not elapsed, please wait and try setting up a new identity at a later point.
2. There is a typo in the address you entered when you set up the new identity. Please set up the identity again and double-check your entry under "The default e-mail address to use with this identity“.

If you have received a test e-mail, click on the link it contains. A new tab will open and notify you that your new identity has been registered successfully. You may close the tab if you received this notification.

This concludes the registration process for your new identity. Depending on how you want to send and receive e-mails, further configuration may be necessary. You can find more information on your options below.

 

Do I Need More Than One Identity?

If you registered a new identity with the intent of always displaying you full or preferred name? In this case you may want to delete the standard identity altogether to avoid confusion.

Do you wish to always use the new identity?

In this case, please navigate to the "Personal Information“ settings again and enter your old e-mail address in the box under "Your alias addresses“ and save your changes. After that, make sure that your new identity is being displayed as "Your default identity“ in the uppermost drop-down menu.

You may then delete the old identity by choosing it from the drop-down menu under "Select the identity you want to change“ and clicking the "Delete“ button.


Do you wish to use different addresses when replying to e-mails depending on the address you received a message with?

In this case, keep both identities. Please make sure that there is no entry in the "Your alias addresses“ for either identity.

You can always choose which identity to use when composing an e-mail or replying to one previously received.
As soon as more than one identity has been registered, the „From“ line in the composing window will change into a drop-down menu from which you will be able to choose between all your identities. The default address will be the one that has been registered with the identity you choose as „Your default identity“ in the Personal Information settings.

 

[This content is not available in "English" yet] Einstellungsmöglichkeiten für Profis

[This content is not available in "Englisch" yet] In den Identitäten können Sie zahlreiche Einstellungen vornehmen, die nur in Spezialfällen von Bedeutung sind. Wenn Sie mit vielen Kontaktadressen für Projekte arbeiten und sicherstellen möchten, dass diese bei länger laufenden Projekten im Zweifelsfall auch über Ihre Beschäftigungsdauer an der Universität zu Köln hinaus optimal per E-Mail erreichbar sind, so finden Sie hier einige Tipps.

[This content is not available in "Englisch" yet] Unterschiede zwischen Alias-Adressen und an die Identität gebundenen Adressen

[This content is not available in "Englisch" yet] Für Alias-Adressen gilt:

  • E-Mails, die eine der hier aufgeführten E-Mail-Adressen als Empfänger tragen, gelten als persönliche E-Mails und werden in der Auflistung mit einem entsprechenden Symbol gekennzeichnet (im Gegensatz zu Rundmails, die diese Kennzeichnung normalerweise nicht erhalten).
  • Da Alias-Adressen als persönliche E-Mail-Adressen gelten, wird bei der Funktion Antworten an alle diese Adresse aus der Liste der Empfänger gestrichen – ansonsten würde man (auch) an sich selbst antworten. Dies steht im Gegensatz zu den an die Identität gebundene Adressen, die nicht als als persönliche Adresse aufgefasst werden, sondern einen Verteiler zum Adressieren einer ganzen Gruppe von Personen darstellen können.
  • Wird eine E-Mail empfangen, deren Empfängeradresse in der Liste der Alias-Adressen einer Identität aufgeführt ist, so wird beim Antworten auf diese E-Mail die zugehörige Identität vorausgewählt. Sie können somit automatisch mit unterschiedlichen Einstellungen (Signatur, Name, automatische Kopien, …) auf eine E-Mail antworten, je nachdem, an welche Ihrer Empfängeradressen diese E-Mail ging.
    Beispiel: Sie haben geheiratet und den Nachnamen Ihres Partners/Ihrer Partnerin angenommen. Dann könnten Sie eine Identität anlegen, die beispielsweise als vollständiger Name eingetragen hat: Maria Mustermann geb. Gabler und diese Identität automatisch verwenden lassen, wenn noch jemand an Ihre alte Adresse schreibt. Sie könnten zudem in die Signatur einen Hinweis in der Art aufnehmen: Bitte beachten Sie, dass die Mailadresse maria.gabler@uni-koeln.de nur noch übergangsweise gilt. Zukünftig erreichen Sie mich stattdessen unter maria.mustermann@uni-koeln.de. Bitte nehmen Sie die neue Adresse in Ihr Adressbuch auf.

Für an die Identität gebundene Adressen gilt:

  • Wird eine E-Mail empfangen, deren Empfängeradresse in der Liste der an die Identität gebundenen Adressen aufgeführt ist, so wird beim Antworten auf diese Mail die zugehörige Identität vorausgewählt. Auf diese Weise können Sie auf E-Mails, die an eine bestimmte Adresse gingen (zum Beispiel die Kontaktadresse eines Projekts, das Sie betreuen) anders reagieren als auf normale E-Mails.
  • E-Mails, die an eine in diesem Feld eingetragene Adresse gerichtet sind, werden nicht als persönliche Nachrichten aufgefasst. Sie tragen in der E-Mail-Übersicht daher nicht das Symbol für persönliche Nachrichten (es sei denn, die E-Mail ging auch noch an weitere Adressen, unter denen eine Ihrer persönlichen Adresse war).
  • Aufgrund der Klassifizierung als unpersönliche Adressen werden an die Identität gebundene Adressen nicht aus der Empfängerliste entfernt, wenn Sie die Funktion Antworten an alle verwenden. Falls Sie beispielsweise eine Kontaktadresse für ein Projekt gemeinsam mit einer Kollegin betreuen und erreichen möchten, dass beim Beantworten einer Anfrage standardmäßig auch eine Kopie der Antwort an die Kontaktadresse gesendet wird wird (und somit zur Information auch an die Kollegin), können Sie eine Identität anlegen, die die Kontaktadresse als an die Identität gebundene Adresse enthält. Dies können Sie besonders gut mit der Funktion Ihre E-Mail-Adresse für das Feld "Antwort an:" (siehe weiter unten) kombinieren.
  • Gut geeignet sind an die Identität gebundene Adressen auch für folgenden Fall: Sie betreuen die Kontaktadresse für ein abgeschlossenes Projekt, beispielsweise projekt-osterhase@uni-koeln.de. Während das Projekt Osterhase abgeschlossen ist, läuft noch ein ähnliches von Ihnen betreutes Projekt weiter, das die Kontaktadresse projekt-weihnachtsmann@uni-koeln.de hat. Da die Kontaktadresse des Osterhasen-Projekts in verschiedenen Publikationen genannt wurde, möchten Sie diese noch beibehalten, aber auf längere Sicht die E-Mail-Kommunikation auf die Adresse des neuen Projekts umlenken. Dann können Sie eine Identität mit der Standard-E-Mail-Adresse des Weihnachtsmann-Projekts anlegen und darin als gebundene Adresse diejenige des Osterhasen-Projekts angeben, ggf. kombiniert mit der Antwort-an-Adresse des Weihnachtsmann-Projekts. Damit gehen weitere Antworten (wie etwa Rückfragen) dann automatisch an die zukunftsträchtigere E-Mail-Adresse.

Alternative Möglichkeit zum Arbeiten mit unterschiedlichen Kontaktadressen

Wenn Sie mehrere Kontaktadressen betreuen kann es unübersichtlich werden, wenn Sie versuchen allein mit mehreren Identitäten und an die Identität gebundene Adressen den Überblick über eingegangene persönliche und unpersönliche Nachrichten zu behalten. Stattdessen können Sie die Unterscheidung anhand des Persönlich-Symbols des Webmailsystems auch aufgeben und direkt Identitäten anlegen, bei denen Sie die jeweils gewünschte Absenderadresse im Feld Die Standard-E-Mail-Adresse für diese Identität eintragen.

Bei diesem alternativen Ansatz müssen Sie dann auf anderem Weg dafür sorgen, dass Sie die unterschiedlichen Typen von E-Mails (persönlich/unpersönlich) unterscheiden können, nämlich indem Sie diese direkt beim Eintreffen auf dem Mailserver in unterschiedliche Mailordner einsortieren lassen. Legen Sie für alle von Ihnen betreuten Konktaktadressen einen eigenen E-Mail-Ordner an, beispielsweise Projekt Osterhase und Projekt Weihnachtsmann. Dann können Sie über die über das Mailportal (Smartsieve – Mailfilterung für Experten) Filterregeln anlegen, die E-Mails, die die jeweilige Empfängeradresse tragen, direkt in dem passenden Ordner ablegen. Wenn Sie dies konsequent betreiben, so bleiben im Posteingangsordner nur noch die persönlichen E-Mails übrig. (In Sonderfällen wie per „Bcc:“ an die Kontaktadresse gesendeten Nachrichten kann diese Filterung auch versagen – entweder verschieben Sie diese seltenen E-Mails manuell in den richtigen E-Mail-Ordner oder Sie verwenden als Filterkriterium stattdessen den von Mailman erzeugten Header List-Id.) Um auf der Startseite des Webmail-Systems (und der Smartphone-/Tablet-Ansicht) auch über die in Unterordner einsortierten E-Mails auf dem laufenden gehalten zu werden, klicken Sie in der standardmäßigen dynamischen Ansicht des Webmail-Systems mit der rechten Maustaste auf den betreffenden E-Mail-Ordner und wählen dort Auf neue Nachrichten überprüfen.

[This content is not available in "Englisch" yet] Das Feld „Antwort an“ verwenden

[This content is not available in "Englisch" yet] Über das Feld „Antwort an“ können Sie beim Verfassen einer E-Mail festlegen, dass Antworten auf diese E-Mail nicht – wie üblich – an die eingetragene Absenderadresse gehen sollen, sondern an eine andere Adresse. Zwar kann sich der Empfänger auch über die Bitte, die Antwort an eine andere Adresse zu schicken, hinwegsetzen; üblicherweise wird dies jedoch beachtet. Dieser Umstand erlaubt Ihnen, flexibel auf eingehende E-Mails zu reagieren und dafür Sorge zu tragen, dass E-Mails nicht nur von einer Person bearbeitet werden können.

Beispiel: Wenn Sie für bestimmte Funktionen (zum Beispiel das Sekretariat) eine eigene Kontaktadresse einrichten haben lassen, damit an diese Adresse gerichtete Anfragen von mehreren Personen bearbeitet werden können (auch im Urlaubs- oder Krankheitsfall), so wird sich dennoch nicht verhindern lassen, dass vereinzelt Anfragen an die persönliche Adresse einer Person gehen, obwohl sie besser bei der Kontaktadresse aufgehoben wesen wären. Oder stellen Sie sich vor, Sie wissen, dass Sie morgen in Urlaub fahren, zur Beantwortung einer gerade hereingekommenen Anfrage ist aber eine Rückfrage beim Fragesteller nötig und die endgültige Antwort wird daher erst Ihre Vertretung geben können. Wenn dies bei Ihnen häufiger auftritt, so können Sie eine Identität anlegen, bei der im Feld Antwort an die Kontaktadresse eingetragen ist. Somit müssen Sie beim Beantworten einer solchen fehlgeleiteten Anfrage nur daran denken, die richtige Identität aus dem Kästchen in der Zeile Von auszuwählen und schon gehen Rückfragen an die gewünschte Kontaktadresse anstatt an Ihre persönliche Adresse.

Weiteres Beispiel: Wenn Sie häufig Rundschreiben an eine größere Zahl von Empfängern schicken, werden Sie das Problem kennen, daraufhin einen ganzen Stapel an meist uninteressanten automatischen E-Mails zurückzubekommen (es gibt immer ein paar Empfänger, deren E-Mail-Adresse nicht erreichbar ist oder die eine automatische Abwesenheitsbenachrichtigung schicken). Um dem zu entgehen, können Sie sich eine Identität anlegen, die eine bestimmte Kontaktadresse als Absender trägt, an die dann auch die automatischen Antworten gehen werden, während die für Sie interessanten Antworten (solche, die von Menschen gegeben wurden) über das Feld Antwort an stattdessen an eine andere Adresse umgeleitet werden. Auf diese Weise können Sie leicht die Spreu vom Weizen trennen.

[This content is not available in "Englisch" yet] Fallstricke

[This content is not available in "Englisch" yet]

Identität wird nicht automatisch ausgewählt

Wenn Sie den Ablauf der E-Mail-Bearbeitung mit Hilfe von Identitäten optimieren, so dass für Antworten auf bestimmte Mails automatisch Identitäten mit passenden Einstellungen gewählt werden, kann es in seltenen Fällen passieren, dass dies nicht zu funktionieren scheint. Wenn Sie sich beispielsweise darauf verlassen, dass das Webmail-System automatisch darauf reagiert, wenn Sie auf eine E-Mail antworten, die an projekt-osterhase@uni-koeln.de gerichtet war, und dies passiert in einem bestimmten Fall nicht, so kann dies an dem Umstand liegen, dass bei den Identitäten die Groß- und Kleinschreibung der E-Mail-Adresse unterschieden wird (jedenfalls der Teil links vom "@"-Zeichen).

Falls Sie also Anfragen im Team bearbeiten und eine Ihrer Kolleginnen verwendet die Schreibweise Projekt-Osterhase@uni-koeln.de anstatt projekt-osterhase@uni-koeln.de, so würden die Automatismen nicht greifen (bei der Zustellung von E-Mails spielt die Groß-/Kleinschreibung keine Rolle, so dass Sie die Nachricht schon erhalten, aber bei der Beurteilung, ob eine bestimmte in Ihren Identitäten festgelegte Adresse die Empfängeradresse war, durchaus). Sie können sich dann im Regelfall damit behelfen, alle verwendeten Schreibweisen der Adresse im Feld für die Alias-Adressen oder die an die Identität gebundenen Adressen einzutragen. Da Sie dort jeweils mehrere Adressen eintragen können (jeweils eine Schreibweise pro Zeile) ist selbst in diesen seltenen Fällen eine Automatisierung der E-Mail-Bearbeitung möglich.

Darstellung des Ordners für gesendete Nachrichten fehlerhaft

Wenn Sie in der Vergangenheit E-Mails mit Ihrer standardmäßigen E-Mail-Adresse als Absender verschickt haben, zum Beispiel mmuster2@uni-koeln.de, und nun nur noch E-Mails verschicken mit der Alias-Adresse, zum Beispiel maria.mustermann@uni-koeln.de, so kann es dazu kommen, dass die Darstellung im Gesendet-Ordner für Sie merkwürdig erscheint. Es werden dann nur noch die neueren verschickten E-Mails in der Spalte An mit dem Empfängernamen dargestellt, während bei älteren Nachrichten im gleichen Feld nur Von: »Ihre alte Absenderangabe« steht.

Wenn dieser Fall bei Ihnen auftritt, so liegt es daran, dass Sie keine Identität mehr haben, in der Ihre alte Adresse enthalten ist. Letzteres ist aber die Voraussetzung dafür, dass das Webmail-System die E-Mails im Gesendet-Ordner als von Ihnen verschickte Nachrichten erkennen kann. Damit alle E-Mails im Gesendet-Ordner einheitlich dargestellt werden, bearbeiten Sie die Identitäten dergestalt, dass alle von Ihnen jemals als Absenderadresse verwendeten Adressen in mindestens einer Ihrer Identitäten aufgeführt sind, beispielsweise im Feld Ihre Alias-Adressen. In diesem Feld können Sie auch mehrere Adressen hintereinander (jeweils eine pro Zeile) eintragen. Nachdem Sie dies gemacht haben ist die Darstellung des Gesendet-Ordners wieder einheitlich.

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