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Probleme beim E-Mail-System behoben

In der Zeit vom 06. bis 21.01.2020 bestanden akute Stabilitätsprobleme beim zentralen Mailserver der UzK. Diese äußerten sich durch immer wiederkehrende Nichtverfügbarkeiten und notwendige Neustarts des Systems. Am 22.01. wurde der Mailserver auf eine neue Version des Betriebssystems aktualisiert. Wir hoffen, dass die Probleme hierdurch behoben wurden. Sollte es wieder zu Zugriffsstörungen kommen, beachten Sie bitte folgende Hinweise:

Es gehen keine E-Mails, die Sie versenden oder die an Sie adressiert sind, verloren. Die Nachrichten werden zeitversetzt zugestellt.

Abgesendete E-Mails werden verschickt, jedoch wird Ihnen gegebenenfalls keine Kopie dieser E-Mails im „Gesendet“-Ordner gespeichert.

Im Folgenden informieren wir Sie fortlaufend über den aktuellen Stand der Dinge.

23.01.: Keine Ausfälle mehr zu beobachten

Seit dem erfolgreichen Upgrade des Betriebssystems blieb der (neue) Mailserver dauerhaft verfügbar. Zwar ist die Last nach wie vor zu Spitzenzeiten sehr hoch, aber der Dienst bleibt stets benutzbar und performant. Wir beobachten die Entwicklung weiterhin genau, möchten an dieser Stelle aber vorerst Entwarnung geben und uns für Ihre Geduld und Ihr Verständnis in den letzten Wochen bedanken.

22.01.: Probleme durch Upgrade des Betriebssystems behoben?

Aktuell (15:03 Uhr): Bislang sind keinerlei Ausfälle seit dem Upgrade des Betriebssystems mehr aufgetreten. Wir sind verhalten optimistisch, dass dies nun wirklich die Lösung war und sich der Betrieb dauerhaft normalisiert. Die Änderungen im UniKIM, wie Passwortänderungen, Accountfreischaltungen und EMail-Alias Einrichtung werden jetzt wieder durch das Mailsystem übernommen.

08:00 Uhr: Die Migration des Mailservers auf ein neues Betriebssystem (siehe Ankündigung unten) wurde erfolgreich und in deutlich kürzerer Zeit als vorhergesehen abgeschlossen. Der Normalbetrieb wurde freigegeben und ein Zugriff auf den Mailserver ist auf allen Kanälen wieder möglich. Falls Sie kürzlich Passwortänderungen durchgeführt haben, so kann es noch etwas dauern, bis diese auf dem neuen Mailserver gültig werden. Nun bleibt abzuwarten, ob dies die gewünschte Abhilfe schafft.

21.01.: Vorbereitung der Migration

Die Vorbereitungen zum Umstieg auf ein neues Betriebssystem werden im Laufe des heutigen Tages abgeschlossen. Es ist geplant, am morgigen Mittwoch, den 22.01. ab 06:00 Uhr den Mailserver auf ein neues System mit Red Hat Enterprise Linux 7 zu migrieren. Die Arbeiten werden ca. drei Stunden in Anspruch nehmen, sodass der neue Server ab 09:00 Uhr wieder zur Verfügung steht.

Eingehende Mail wird während dieser Phase zwischengespeichert und geht nicht verloren. Sie wird zeitverzögert zugestellt, sobald der neue Server am Netz ist. Während der o.g. Wartungsphase ist der Abruf von E-Mails weder per POP/IMAP (also per Mailprogramm wie Outlook oder Thunderbird) noch per Webmail möglich. Der Versand von E-Mails ist auch in der Wartungsphase möglich, jedoch können keine Kopien im "Gesendet"-Ordner gespeichert werden. Sie sollten daher Ihre E-Mail-Korrespondenz in dieser Zeit auf das Allernötigste beschränken.

Ebenso werden bereits ab sofort Passwortänderungen in uniKIM nicht mehr an den (alten) Mailserver weitergereicht. Diese Änderungen werden erst nach dem Wartungsfenster an den (neuen) Mailserver übermittelt.

Wir hoffen, dass der Mailservice nach Abschluss der Arbeiten wieder in voller Qualität zur Verfügung steht und danken Ihnen für Ihre Geduld.

20.01.: Start in die neue Woche

Auch am Wochenende war kein Ausfall des Produktivsystems festzustellen. Der heutige Montag dürfte sich durch die wieder übliche Last aber als wahrer Härtetest erweisen. Parallel laufen die Arbeiten zur Migration auf neue Linux-Maschinen auf Hochtouren.

Update 11:05 Uhr: Die Probleme sind zurück und machen einen Neustart des Systems erforderlich. Mit weiteren Störungen im Tagesverlauf muss also leider gerechnet werden.

17.01.: Weitere Tests werden durchgeführt

Die Zuweisung zusätzlicher Ressourcen für die Mailserver hat leider ebenfalls keinen dauerhaften Erfolg gebracht. Eine Anpassung des Caching-Mechanismus wurde nun durchgeführt, zudem wird der Netzwerkverkehr analysiert, um ungewöhnlich hohe Zugriffszahlen zu erkennen.

Update 15:15 Uhr: Bislang ist es ein störungsfreier Tag, aber es besteht die Vermutung, dass es an der freitags generell niedrigeren Nutzung liegt. Die Arbeiten zum Wechsel auf ein aktuelles Betriebssystem gehen voran. Wir arbeiten auch am Wochenende weiter, können für die kommende Woche aber leider keine Entwarnung geben. Wir hoffen, bis dahin weitere Handlungsoptionen vorbereitet zu haben.

16.01.: Kurzfristige Wartungarbeiten

Wartungsarbeiten wurden zwischen 7:00 und 9:00 Uhr durchgeführt und erfolgreich abgeschlossen. Die Zugriffszeiten auf die Speicherbereiche wurden dadurch massiv reduziert. Leider kam es am Nachmittag dennoch wieder zu temporären Nichtverfügbarkeiten. Die Ursache wird weiterhin gesucht.

 

Kontakt
Bei Fragen und für individuellen Support wenden Sie sich bitte an den RRZK-Helpdesk