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Funktionsumfang des Online-Speicherplatzes SoFS

Insbesondere gegenüber der Speicherung von Dateien auf dem eigenen Computer bietet die Verwendung von SoFS als Datenablage zahlreiche Vorteile:

  • Die Zusammenarbeit an gemeinsamen Dokumenten in Arbeitsgruppen wird erleichtert.
    Das trifft sowohl auf formale Arbeitsgruppen zu (zum Beispiel "alle Beschäftigten des Instituts XY") als auch informelle Arbeitsgruppen (zum Beispiel drei Studierende, die zusammen ein Referat erarbeiten möchten). Ein Verschicken von Dateien per E-Mail kann in der Regel entfallen.
  • Die Daten werden auf einem professionellen Speichersystem mit eingebauten Redundanzen verwaltet und sind daher weitestgehend sicher vor Festplattendefekten, Brand, Verlust, Virenbefall, Diebstahl und ähnlichem.
  • Der Zugriff auf Daten ist bei Bedarf weltweit von überall her möglich, es wird lediglich ein Internetzugang benötigt. Im Gegensatz zu einer externen Festplatte oder einem USB-Stick muss bei der Nutzung von SoFS kein Speichermedium durch die Gegend getragen werden, welches leicht abhanden kommen kann.
  • Versehentlich gelöschte oder überschriebene Dateien können (innerhalb gewisser Fristen) wiederhergestellt werden.
  • Die Daten werden an der Universität zu Köln gespeichert und nicht – wie bei anderen Anbietern von Speicherplatz "in der Cloud" – irgendwo auf der Welt mit unklaren Datenschutzbestimmungen.

Hinweise

  • Bei SoFS handelt es sich nicht um "Webspace" in dem Sinn, dass dort eigene Webseiten veröffentlicht werden können.
  • Im SoFS können Dateien neben der eigenen Nutzung nur für andere Angehörige der Universität zu Köln zugänglich gemacht werden. Für die allgemeine Öffentlichkeit besteht kein Zugriff.

Arten von Speicherbereichen

Bei der Nutzung von SoFS wird zwischen drei verschiedenen Typen von Bereichen unterschieden: Private, Public und SoFS-Speicher für Einrichtungen. Diese sind für eine unterschiedliche Art der Nutzung vorgesehen. Die zunächst etwas grobe Einteilung erlaubt es jedoch, auch ohne weitere Einstellungen bereits zu unterscheiden zwischen Daten,

  • auf die man nur selbst zugreifen möchte,
  • die man mit anderen Benutzern auf dem System teilen möchte oder
  • die in einer festen Arbeitsgruppe innerhalb eines Projekts gemeinsam bearbeitet werden sollen.

Datensicherung

SoFS speichert automatisch auch ältere Dateiversionen. Dabei gibt es unterschiedliche Sicherungsintervalle.

Zunächst einmal wird während der üblichen Bürozeiten alle vier Stunden (um 8 Uhr, 12 Uhr, 16 Uhr und 20 Uhr) eine Sicherung der geänderten Dateien ("Snapshot") erstellt. Diese Datensicherungen werden jeweils am nächsten Tag wieder überschrieben.

Beispiel: Eine Datei ist nicht in der ursprünglichen Version wiederherstellbar, wenn sie abends nach 20 Uhr neu erstellt und am gleichen Tag um 23:30 Uhr aus Versehen gelöscht oder geändert wurde.
Eine Datei, die heute um 7:30 Uhr geändert wird, wird um 8:00 Uhr gesichert. Werden im Verlauf des Tages weitere Änderungen vorgenommen, die sich im Nachhinein als unerwünscht herausstellen, so ist der Stand von heute 8:00 Uhr nur bis morgen 7:59 Uhr noch wiederherstellbar.

Weiterhin wird zusätzlich täglich um Mitternacht eine Sicherung vorgenommen. Diese täglichen Sicherungen werden über den Zeitraum einer Woche aufgehoben.

Beispiel: Eine an einem Dienstag erstellte Datei wird am darauffolgenden Donnerstag versehentlich geändert. Dann kann bis zu eine Woche später noch die erwünschte Version wiederhergestellt werden, die in der Nacht von Mittwoch auf Donnerstag gesichert wurde.

Länger aufgehoben werden auch noch die Sicherungen, die in der Nacht von Sonntag auf Montag angelegt wurden. Hiervon werden insgesamt 30 Sicherungen erzeugt, so dass bis zu 29 Wochen lang (mehr als ein halbes Jahr) auf die älteren Versionen zugegriffen werden kann – jedoch nur mit einer Granularität von einer Woche.

Beispiel: Der 5. Mai 2014 war ein Montag. Im Oktober 2014 können Sie zwar noch alte Versionen einer im Mai geänderten Datei wiederherstellen, aber nur mit Stand vom 5.5., 12.5., 19.5., 26.5., usw.

Der Zugriff auf diese gesicherten Versionen von Dateien ist auf komfortablem Weg ausschließlich mit Windows möglich.

Kontakt
Bei Fragen und für eine individuelle Beratung wenden Sie sich bitte an:
RRZK-Helpdesk
Telefon: (0221) 470-89555