E-Mail-Alias

Ein E-Mail-Alias ist ein Synonym für die Benutzeridentifikation im linken Teil der E-Mailadresse (vor dem "@"-Zeichen). So kann sich beispielsweise der Benutzer Peter Müller neben seiner standardmäßigen Account-Adresse (zum Beispiel abc00@uni-koeln.de) eine "schönere" (leichter merkbare) Adresse als Alias einrichten (zum Beispiel peter.mueller@uni-koeln.de oder mueller.p@uni-koeln.de). Umlaute sind in den Adressen nicht möglich.

Achtung: Sie können immer nur einen Alias registrieren. Um einen neuen Alias anlegen zu können müssen Sie zunächst den alten Alias entfernen.
Als Ausnahme von dieser Regel können Sie übergangsweise zwei Alias-Adressen verwenden, wenn sich Ihr Nachname geändert hat (beispielsweise wenn Sie geheiratet haben) und Sie zuvor bereits einen E-Mail-Alias mit dem alten Nachnamen eingerichtet hatten. Wenden Sie sich in diesem Fall bitte an den RRZK-Helpdesk und nennen Sie den gewünschten neuen E-Mail-Alias.

Die E-Mailadresse, die die Benutzeridentifikation enthält, also zum Beispiel abc00@uni-koeln.de, kann nicht gelöscht werden.

Einrichten eines E-Mail-Alias

Verwenden Sie die Funktionen von uniKIM, um einen E-Mail-Alias einzurichten oder zu ändern. Bitte beachten Sie die auf der uniKIM-Website genannten Hinweise, welche Browser zur Beantragung eines E-Mail-Alias verwendet werden können.

Bis ein neuer Alias auf dem Mailserver eingetragen ist dauert es ca. 2 bis 3 Stunden ab Beantragung. Erst danach kann die neue oder geänderte Alias-Adresse verwendet werden. Um unter der Alias-Adresse nicht nur E-Mails empfangen zu können (das geschieht automatisch), sondern diese auch als Absenderadresse für eigene E-Mails zu verwenden, folgen Sie bitte der Anleitung für Absenderadressen im Webmailsystem oder, wenn Sie zur Mailbearbeitung ein Mailprogramm wie Thunderbird oder Outlook verwenden, der Anleitung für das von Ihnen verwendete Mailprogramm.

Konventionen für den E-Mail-Alias

Aus organisatorischen Gründen können am RRZK nur Aliase des Typs

Vorname.Nachname
Erster-Buchstabe-des-Vornamens.Nachname
Nachname.Vorname
Nachname.Erster-Buchstabe-des-Vornamens

eingerichtet werden. Andere Varianten (beispielsweise Prof.Mustermann@) sind wegen des damit verbundenen administrativen Mehraufwandes nicht möglich. Davon unabhängig kann aber ein Titel/akademischer Grad in beliebiger Form im Namensfeld einer E-Mail-Adresse angegeben werden. Diese Einstellung nehmen Sie selbst im von Ihnen verwendeten E-Mail-Programm (Client) vor. Auf diesem Weg ist es ohne Weiteres möglich, folgende Adressangabe zu verwenden:

"Prof. Dr. H. Mustermann" <h.mustermann@uni-koeln.de>

Im Webmailsystem wird das Namensfeld über die sogenannten Identitäten gesetzt; wie es bei anderen E-Mail-Programmen ist, entnehmen Sie bitte deren jeweiligen Anleitungen.

E-Mail-Alias in besonderen Fällen

In seltenen Fällen kann es vorkommen, dass keiner der vom System automatisch generierten Vorschläge für einen E-Mail-Alias für Sie passend ist. Beispielsweise dann, wenn

• Ihr Nachname einen Hausnamen/Vulgonamen enthält.
• Ihr in uniKIM registrierter Name aus mehreren Komponenten besteht, die nicht alle in den Alias übernommen werden sollen (wäre sonst zu sperrig und anfällig für Tippfehler).
• Ihr in uniKIM registrierter Name aus mehreren Komponenten besteht, die in anderer Reihenfolge im Alias erscheinen sollen.
• Ihr Name aus einem Kulturkreis mit abweichender Namenssystematik stammt und aus diesem Grund im E-Mail-Alias speziell aufbereitet werden sollte, damit er überall verständlich ist.

In einem solchen Fall wenden Sie sich bitte an den Helpdesk und nennen Sie den gewünschten Mail-Alias für Ihren Account. Der Alias muss allerdings sinngemäß den zuvor genannten Kriterien entsprechen, damit er eingetragen werden kann.

Wann kann kein Alias verwendet werden?

Alias-Adressen sind persönliche E-Mail-Adressen. Daher können keine Aliase des Typs Einrichtung@uni-koeln.de (beispielsweise fs-medien@uni-koeln.de oder medien-tagung@uni-koeln.de) eingerichtet werden. Für solche unpersönlichen E-Mail-Adressen ist eine Mailingliste einzurichten.