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Automatische Abwesenheitsnotiz versenden

Sie können ihre E-Mails während eines bestimmten Zeitraumes nicht abrufen oder beantworten? Dann können sie eine automatische Abwesenheitsnotiz verschicken lassen.

Nützliche Voreinstellungen:

  • Personen, von denen viele E-Mails eingehen, sollten nicht auf jede einzelne E-Mail eine Abwesenheitsnotiz erhalten. Es genügt, wenn erst nach einiger Zeit eine erneute Abwesenheitsnotiz verschickt wird. Die Voreinstellung im Mailportal beträgt sieben Tage.
  • Wenn eine E-Mail über eine Mailingliste zugestellt wird, erhalten nicht alle teilnehmenden Personen der Mailingliste eine Abwesenheitsnotiz.
  • Löschen Sie die Abwesenheitsbenachrichtigung nach Ende der Abwesenheit wieder.

Abwesenheitsnotiz mit dem Mail-Portal

Melden sie sich im Mailportal mit dem Account an, für den die Weiterleitung eingerichtet werden soll und klicken sie oben auf den Reiter „Abwesenheitsbenachrichtigungen“:

Login Mailportal

Im Textfeld tragen sie den Automatischen Antwort-Text ein, der bei einer Abwesenheitsbenachrichtigung erscheint. Über Änderungen speichern wird bei der erstmaligen Anwendung der Abwesenheitsbenachrichtigung diese Aktiviert und der Automatische Antwort-Text übernommen.

Sollten sie schon eine Abwesenheitsbenachrichtigung eingerichtet haben, erkennen sie am grünen „AKTIVIERT“ oder roten „DEAKTIVIERT“, ob die Benachrichtigung gerade aktiv ist oder nicht. Wenn Sie den Automatischen Antwort-Text ändern möchten, ändern sie das Textfeld und bestätigen dies mit Änderungen speichern, jedoch müssen sie Abwesenheitsbenachrichtigung separat über „Aktivieren" reaktivieren. Über „Deaktivieren“ wird die Abwesenheitsbenachrichtigung ausgeschaltet.

Abwesenheitsbenachrichtigungen für Mailinglisten

E-Mails, die sie über eine Mailingliste erhalten, werden standardmäßig nicht automatisch beantwortet. Sie können diese Einstellung aber ändern:
Abwesenheitsnotizen für Mailinglisten richten sie im Mailinglistenverwaltungsprogramm „mailman“ ein. Dazu wird von der administrierenden Person die Liste der Administration aufgerufen:

https://lists.uni-koeln.de/mailman/admin/Listenname

Dabei muss der Listenname eingesetzt und im Menü "Automatischer Beantworter" ausgewählt werden. Aktivieren sie die erste Option "Soll Mailman eine automatische Antwort an Personen schicken, die eine E-Mail an die Liste schicken?".

Aktuell:
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