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Das RRZK bietet Rocket.Chat als universitätsweiten Dienst für alle Beschäftigten mit Personalaccount an.

Rocket.Chat ist eine Chat-Plattform, über die sich Einzelpersonen und Teams per Nachricht austauschen können.

Der Server läuft auf der lokalen Infrastruktur der UzK (nicht in der Cloud oder im Ausland). Der Betrieb wurde seitens des Datenschutzbeauftragten sowie der Personalräte genehmigt.

Funktionen und Einsatzszenarien

  • Ersatz für die Kommunikation vor Ort
  • Chat und Austausch mit allen angemeldeten Beschäftigten der Universität möglich
  • eigene, getrennte Kanäle (z. B. für Institute, Arbeitsgruppen, Abteilungen usw.)
  • Austausch von Nachrichten, Dateien, Bildern, Sprachnachrichten und kurzen Videocalls
  • Browseranwendung, Desktopclient (Windows, Mac, Linux) und mobile App (Android, iOS)

Registrierung

  • https://tortilla.rrz.uni-koeln.de im Browser aufrufen
  • Mit dem Personalaccount einloggen. Beispiel für Login: mmuster2
    Hinweis: Login mit Benutzername ohne @uni-koeln.de, keine Accounts der Universitätsverwaltung (…@verw.uni-koeln.de), keine Accounts der Uniklinik (…@uk-koeln.de).
    Studierendenaccounts (...@smail.uni-koeln.de) können sich zwar einloggen, werden jedoch täglich gelöscht!
  • Anschließend Rocket.Chat im Browser nutzen, einen Desktop-Client oder eine mobile App nutzen.
  • Wir empfehlen unbedingt die Nutzung eines Clients oder die mobile App!

Hinweis zum Personalaccount

Der Personalaccount wird in aller Regel jedem/r Beschäftigten bei der Einstellung erstellt und mitgeteilt. Sollten Probleme mit dem Personalaccount aufkommen, kann die Funktion des Accounts hier überprüft werden: Accountcheck

Bei Schwierigkeiten mit dem Account wenden Sie sich bitte an: rrzk-helpdeskSpamProtectionuni-koeln.de

Client konfigurieren

  • Nach der Installation des Clients sind nur zwei Schritte nötig:
  • Tragen Sie die Serveradresse im Client ein: https://tortilla.rrz.uni-koeln.de und klicken Sie auf "Connect"
  • Melden Sie sich danach mit Ihrem Personalaccount und Passwort an.
  • Abschließend gelangen Sie in die reguläre Benutzeroberfläche.

Rocket.Chat Interface und Verfügbarkeitsstatus

Alle Nutzenden sind automatisch im Kanal #general.

Hier werden gelegentlich allgemeingültige Informationen, wie z.B. Wartungsarbeiten und Softwareupdates von Rocket.Chat bekannt gegeben. Diesen Kanal bitte nicht für eigene Mitteilungen nutzen!

Die Benutzeroberfläche ist in zwei Bereiche unterteilt.

  • Auf der linken Seite im dunklen Layout  finden Sie die Kanäle und privaten Unterhaltungen.
  • Die eigentliche Kommunikation findet jeweils im rechten Bereich statt und ist hell unterlegt

Verfügbarkeitsstatus

Mit dem Klick links oben (Anfangsbuchstabe Ihres Accounts) können Sie Ihren Online-Status bestimmen, sowie zu den persönliche Einstellungen Ihres Accounts gelangen.

Im Punkt "Mein Konto" können Sie u.a. Benachrichtigungen und Töne konfigurieren.

Bei Bedarf können Sie sich dort auch ausloggen.

Unterhaltung starten

  • Um eine neue private Unterhaltung zu starten, suchen Sie über das Lupen Icon in der oberen Leiste die betreffende Person.
  • Durch Anwahl der Person erscheint im rechten Bereich die neue Unterhaltung.
  • Beachten Sie auch unsere Tipps und Tricks zur Kommunikation in Rocket.Chat.

 

Video Chat und Datei Uploads

Innerhalb der Nachricht haben Sie über das Kontextmenü oben rechts verschiedenen Auswahlmöglichkeiten.

  • Vor allem interessant ist hier die Funktion des Video Chats. Dabei wird über jitsi.org (eine open source Video Plattform) eine Videoanruf initiiert. Ein Video Chat innerhalb Rocket.Chat läuft also NICHT über unsere lokalen Server, sondern über die Server von Jitsi. 
  • Rocket.Chat ist für kurze Video Chats und kleine Gruppen geeignet. Nicht jedoch für Konferenzen, Unterricht oder große Gruppen. Bitte schonen Sie die Kapazität unserer Server, damit alle diese Funktion zuverlässig benutzen können.
  • Weiterhin haben Sie die Möglichkeit über das Mikrophonsymbol eine Audionachricht aufzunehmen und zu versenden.
  • Auch Emojis und gesondert gekennzeichneter Text (fett, kursiv, Code, durchgestrichen etc.) sind möglich.
  • Außerdem sind Videonachrichten (analog zur Sprachnachricht) sowie Dateiuploads möglich. Über Klick auf das "+" neben dem Texteingabefeld können diese aufgenommen bzw. hochgeladen werden. Auch per "drag & drop" lassen sich Bilder und Dateien verschicken.
  • Hinweis: Bitte verwenden Sie diese Funktion nicht für großangelegten oder regelmäßigen Dateiaustausch! Dafür bietet das RRZK andere Tools an, wie z.B. sciebo, Gigamove oder SoFS

Kanäle anlegen

Sie haben die Möglichkeit für Ihr Team Kanäle zur internen Kommunikation anzulegen und diese einzuladen.

Bitte legen Sie nur private Kanäle an!

Auch Kanäle, in denen nur bestimmte User schreiben können, sind möglich. Dies kann bspw. verwendet werden um Information zu verteilen. Die übrigen User haben dann nur lesenden Zugriff.

Mobile Konfiguration (Android & iOS)

Die mobile Konfiguration für Android oder iOS Geräte unterscheidet sich nur geringfügig.

  • Laden Sie die kostenlose Rocket.Chat App im Play bzw. App Store herunter
  • Nach dem öffnen der App wählen Sie "Verbinden Sie sich mit einem Server".
  • Tragen Sie hier ebenfalls https://tortilla.rrz.uni-koeln.de als Serveradresse ein und klicken Sie auf "Verbinden"
  • Bei der anschließenden Anmeldemaske wieder Personalaccount (ohne @uni-koeln.de!) und Passwort eintragen, "Anmelden" klicken.

Hinweis für alle Nutzer_Innen aus der Verwaltung

Bitte verwenden Sie zur Nutzung von Rocket.Chat unbedingt einen lokalen Browser (oder alternativ die Desktop- oder Mobil-App) und nicht den Browser auf einem Citrix-Server.

Die Browser-Sessions auf dem Citrix nehmen sonst zu viele Ressourcen in Anspruch und die Verwaltungs-IT behält sich vor, im Zweifelsfall die Sessions einfach zu beenden, um die Stabilität zu gewährleisten. Rocket.Chat benötigt keine Citrix-Verbindung, sondern kann mit lokalen Programmen genutzt werden. Bitte stellen Sie entsprechend umgehend auf diese Nutzungsart um, falls noch nicht geschehen.

Die Kolleginnen Marlene Thomas und Christine Jakovlev aus der Universiätsverwaltung haben ebenfalls eine Anleitung geschrieben, die Sie sich hier als PDF Downloaden können.