Einrichtung und Verwendung des Zertifikats in Adobe Reader (Adobe Acrobat)
Sie können ein S/MIME-Zertifikat (Informationen zur Beantragung und Verwendung) dazu verwenden, ein PDF-Dokument elektronisch zu signieren. Da während des Prozesses der Zertifikats-Beantragung Ihre Identität geprüft wurde, können Sie damit gemäß eIDAS-Verordnung Dokumente mit einer fortgeschrittenen elektronischen Signatur versehen.
Im Folgenden finden Sie eine Anleitung (für Windows; andere Betriebssysteme leicht abweichend), wie Sie Adobe Reader (gilt fast identisch auch für Adobe Acrobat) entsprechend einrichten und zum elektronischen Signieren verwenden. Als Alternative zu Adobe empfehlen wir für Linux "Okular".
Beantragung
Einrichtung
Verwendung
Sofern alle Schritte zur Einrichtung des Zertifikats durchgeführt wurden, sind alle Voraussetzungen erfüllt, um mit Ihrem persönlichen Zertifikat ein PDF-Dokument elektronisch zu signieren. In einer kurzen Anleitung beschreiben wir, wie dies zu tun ist.
Validierung
Eine elektronische Signatur muss auf ihre Gültigkeit hin überprüft werden. Außerdem kann dadurch eine Manipulation des Dokumentes ausgeschlossen werden. Bei dieser Prüfung wird festgestellt, ob ein gültiges Zertifikat und der Zeitstempel-Dienst genutzt wurden und ob das Dokument nach der Signatur nicht verändert wurde. Eine kurze Anleitung, wie Sie dafür vorgehen können, haben wir hier bereitgestellt: elektronische Signatur validieren.
(Fehler-)Meldungen
"Unterschrieben und alle Unterschriften sind gültig"
Wenn dieser Text mit einem zusätzlichen grünen Häkchen im oberen (blauen) Anzeigefenster erscheint, kann - unter der Voraussetzung, dass alle Einstellungen wie beschrieben vorgenommen wurden - davon ausgegangen werden, dass die aufgebrachte/n Signatur/en gültig und vertrauenswürdig sind.
"Es gibt bei mindestens einer Unterschrift Probleme."
Diese Meldung tritt im oberen (blauen) Anzeigefenster gemeinsam mit einem gelben Ausrufezeichen auf.
Ein möglicher Grund kann das fehlende Stammzertifikat sein.
Außerdem kann die vorliegende elektronische Signatur unter Umständen nicht valide sein, also beispielsweise mittels eines selbst signierten Zertifikats aufgebracht worden sein oder abgelaufen. Um dies genauer zu prüfen, können Sie wie hier beschrieben vorgehen.
"Mindestens eine Unterschrift erfordert eine Validierung"
Diese Fehlermeldung tritt gemeinsam mit einer blauen Lupe im oberen (blauen) Anzeigefenster auf, sobald Sie ein signiertes Dokument verändert haben.
Sollten Sie eine Änderung vornehmen wollen und Sie sind (bisher) die einzige Person, die dieses Dokument signiert hat, sollten Sie Ihre aufgebrachte Signatur nun entfernen (Rechtsklick auf die Signatur > "Unterschrift löschen") und anschließend eine neue aufbringen. Dazu klicken Sie in das blaue Feld in welchem sich die vergangene Signatur befunden hat und folgen den dortigen Schritten zur Signatur (wie in der Anleitung beschrieben). Dadurch haben Sie nun die Gültigkeit des aktuell vorliegenden Dokumentes bestätigt.
Sollten Sie Änderungen vorgenommen haben und es befindet sich bereits (mindestens) eine weitere Signatur einer anderen Person im Dokument, gehen Sie wie bisher für das Aufbringen einer elektronischen Signatur vor. Bedenken Sie dabei, dass diese Änderungen nachverfolgbar sind und dadurch möglicherweise die bisher aufgebrachten Signaturen in diesem Dokument Ihre Gültigkeit verlieren können.
"Nach der letzten Unterschrift wurden jedoch nicht unterschriebene Änderungen durchgeführt. […]"
Diese Fehlermeldung tritt im oberen (blauen) Anzeigefenster gemeinsam mit einem gelben Ausrufezeichen auf und verweist auf eine Änderung am Dokument nach der letzten Signatur. Details zu der/den Änderung/en können Sie sich im "Unterschriftsfenster" anzeigen lassen.
Beachten Sie dabei, dass je nach erfolgter Änderung, das Dokument in der vorliegenden Form nicht gültig sein kann (z.B. die Veränderung einer Personalnummer, welche eindeutig der Person im Dokument zuzuweisen ist).
"Dokument wurde nach dem Unterschreiben aktualisiert [...]"
Diese Meldung sehen Sie im oberen (blauen) Anzeigefenster und weist darauf hin, dass das signierte Dokument, welche Sie vorliegen haben, nach einer Signatur verändert und anschließend wieder signiert wurde. Details zu der/den Änderung/en können Sie sich im "Unterschriftsfenster" anzeigen lassen.
Beachten Sie dabei, dass je nach erfolgter Änderung, das Dokument in der vorliegenden Form nicht gültig sein kann (z.B. die Veränderung einer Personalnummer, welche eindeutig der Person im Dokument zuzuweisen ist).
"Gültigkeit der Unterschrift ist UNBEKANNT"
Diese Fehlermeldung kann als Unterschriftsvalidierungsstatus auftreten, wenn Sie eine elektronische Signatur im Dokument anklicken. Diese Fehlermeldung deutet häufig darauf hin, dass das zur Signatur verwendete Zertifikat nicht als vertrauenswürdig eingestuft ist. Meist handelt es sich in diesem Fall um ein selbst signiertes Zertifikat.
Auch ist es möglich, dass das Stammzertifikat nicht importiert ist.
Eine weitere Möglichkeit ist, dass keine Verbindung zum Internet oder der Sperrliste besteht, um zu überprüfen, ob das Zertifikat auf einer solchen geführt wird.
Das Feld "Digital unterschreiben" ist ausgegraut
Sollte eine weitere Signatur im Dokument eingefügt werden, kann dieser Fehler auftreten.
Dieser Fehler kommt dadurch zustande, dass der letzte Bearbeiter des Dokumentes, der eine Signatur eingefügt hat, die Option "Dokument nach dem Signieren sperren" ausgewählt hat. Somit ist die Bearbeitung des Dokumentes gesperrt und es können auch keine weiteren Signaturen eingefügt werden.
Die entsprechende Information findet sich bei einem Klick auf die Signatur unter "Unterschriftseigenschaften..." > Gültigkeitszusammenfassung: "Der Zertifizierer hat festgelegt, dass an diesem Dokument keine Änderungen vorgenommen werden dürfen."
Um ein solches Dokument signieren zu können, können Sie nur den letzten Unterzeichner bitten, das Dokument erneut zu signieren und die Option "Dokument nach dem Signieren sperren" nicht zu wählen.
"Die für das Unterschreiben ausgewählte Referenz ist ungültig"
Diese Fehlermeldung kann während des Signaturprozesses aufgrund der Auswahl eines gesperrten Zertifikates auftreten. Dies können Sie nach einem Klick auf „OK“ unter „Zertifikatdetails anzeigen“ einsehen. Dazu wählen Sie den Reiter „Sperrung“ aus.
Nutzen Sie stattdessen ein gültiges Zertifikat oder beantragen gegebenenfalls ein neues.
"Beim Unterschreiben sind Fehler aufgetreten"
Diese Fehlermeldung kann während des Signaturprozesses aufgrund einer fehlenden Internetverbindung auftreten, da somit keine Verbindung zum Zeitstempelserver des DFN hergestellt werden kann. In diesem Fall würde die Systemzeit in die Signatur übernommen werden. Prüfen Sie bitte Ihre Internetverbindung und die Einstellungen für den Zeitstempel.
"Fehlermeldung von Windows Cryptographic Provider"
Diese Fehlermeldung kann während des Signaturprozesses auftreten.
Zur Behebung entfernen Sie das Zertifikat aus dem Windows Zertifikatspeicher und fügen dieses neu hinzu (siehe Persönliches Zertifikat einrichten).
Video-Anleitungen zur elektronischen Signatur