skip to content

Project box

Project boxes are especially intended for sharing files in working or institute groups. They are not bound to an individual account. Project boxes still have an owner, but this role can be transferred.

Project boxes should only be used:

  • if the data volume exceeds the 500GB quota of an individual account (if this is not the case the project manager could grant access to an area of their sciebo account to the project participants)
  • if data should be stored for the mid to long-term (such as after the project manager has left the project (in this case the administrator role can be transferred to another project member).

Project boxes are valid for two years and may be renewed with an application stating the reason for renewal. 

If interested please e-mail the RRZK Helpdesk stating:

  • the sciebo account of the person who will manage the project box
  • the name of the project box (4 to 64 characters)
  • the institute/organization
  • the quota required (30, 500, 1000 or 2000GB)
  • a short description of the project (max 150 words)

Information on managing a project box
(see: http://sciebo.de/de/hilfe/speicher.html#a1_2)

  • As the project box administrator, you can view information on the project box (storage volume, expiration date etc) in my.sciebo (storage volume, expiration date, etc.) Note that you should be the only person who knows the project box password and not share this with anyone.
  • You can access the project box via the login page with the project box ID and password, although these login details are only needed to assign access rights for the first time. You can grant access rights to all sciebo users including those who need to access the root folder of the central project folder as administrators.  
  • When the appropriate permissions are granted, the project box will appear within the user’s personal sciebo account. Users can use their personal accounts to access all sciebo functions relating to the project box (insofar as they are authorized to do so). To use the project box (for uploading and sharing files) project members must login with their personal account. The storage volume of the personal account is not affected by this.
  • Administrators must also grant full access to the root folder of the project box for their personal sciebo account.

Beantragung

Zur Beantragung loggen Sie sich bitte unter my.sciebo ein und wählen unter "Projektboxen" -> "Projektbox beantragen".

Folgende Angaben werden für die Erstellung einer Projektbox benötigt:

  • der gewünschte Name der Projektbox (4 bis 30 Zeichen; nur Ziffern, Kleinbuchstaben sowie die Zeichen "-" und "_" (ohne Anführungszeichen, nicht am Anfang und Ende des Namens)
  • die Einrichtung/Institution
  • eine kurze Beschreibung des Projekts
  • die gewünschte Quota-Größe (30, 500, 1000 oder 2000 GB)

Hinweise zur Administration einer Projektbox

(siehe hierzu auch: http://sciebo.de/de/hilfe/speicher.html#a1_2)

  • Als Besitzerin oder Besitzer können Sie über Ihren persönlichen my.sciebo-Bereich Informationen (unter anderem Speichervolumen und Ablaufdatum) zur Projektbox abrufen und das Projektbox-Passwort ändern. Zu beachten ist, dass Sie als einzige Person das Projektbox-Passwort kennen sollten und dies nicht an andere weitergeben.
  • Der Zugang zur Projektbox erfolgt durch Anmeldung mit der Projektbox-ID und dem dazugehörigen Projektbox-Passwort, wobei dieser allerdings nur für die initiale Vergabe der Zugriffsberechtigungen erforderlich ist. Sie können damit all jenen sciebo-Nutzern entsprechende Berechtigungen erteilen, welche Zugriff auf die oberste Ebene der Projektbox, dem zentralen Projektordner, erhalten sollen und somit sozusagen zu "Administratoren" der Projektbox werden sollen.  
  • Sind die entsprechenden Berechtigungen erteilt, erscheint die Projektbox innerhalb der persönlichen sciebo-Accounts der nutzenden Personen. Über den persönlichen Account können sodann alle sciebo-Funktionen auf den Bereich der Projektbox angewendet werden (jedenfalls im Rahmen der erteilten Berechtigungen). Die tatsächliche Nutzung der Projektbox (das heißt das Hochladen von Daten, deren Freigabe an andere und mehr) erfolgt also über die persönlichen sciebo-Accounts der Projektmitarbeiter. Das Speichervolumen der persönlichen Accounts wird dabei nicht belastet.
  • Bitte denken Sie als Besitzerin oder Besitzer auch daran, Ihrem eigenen persönlichen sciebo-Account ebenfalls volle Berechtigung für die oberste Ebene der Projektbox zu erteilen.

Verlängerung der Projektbox

Um Ihre Projektbox zu verlängern, loggen Sie sich unter my.sciebo mit Ihrem Personal-Account ein. Unter "Projektboxen verwalten" können Sie ihre Projektbox verlängern.

Übertragung der der Admin-Berechtigung

Um die Admin-Berechtigung für eine Projektbox an eine andere Person mit aktivem sciebo-Account zu übertragen, loggen Sie sich ebenfalls unter my.sciebo ("Projektboxen" -> "Projektboxen verwalten") mit Ihrem Personal-Account ein.

Contact
If you have any questions or problems, please contact the RRZK-Helpdesk