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Gastkennungen

Guest accounts

[Only for employees]

Guests can access a restricted range of features in sciebo with a guest account.

This has several benefits compared with sending a link to an external person (including the permission to upload files):

  • Guests can use the sciebo client to keep files synchronized with their end devices.
  • Guests can manage different shares in one account.
  • Existing rights can be modified (by adding or removing them). In the share view of a file or folder, the guest account which has accessed the file can be shown explicitly.

Using guest accounts

  • All employees of the University of Cologne with an employee account who have registered can act as a sponsor and create guest accounts for an external person.
  • Sponsors can send invitations and manage guest accounts via my.sciebo. Guest accounts can be created under “Gäste einladen” and details of existing guest accounts can be managed under "Gäste verwalten”
  • To create a guest account you will need to provide the guest’s first and last name as well as a valid e-mail address (which will be used later as the sciebo username) 
    Important: The e-mail address cannot be from the same domain as the participating institution, for example a guest ID including @uni-koeln.de is not permitted.
  • After sending the invitation, the user and the guest both receive an e-mail confirmation. The guest will receive two e-mails: The first e-mail contains the guest ID and the second e-mail contains a temporary password which is valid for 36 hours. The guest must set a new password within this period via www.sciebo.de/passwortaenderung If the guest fails to change the password, the sponsor can send the guest a new temporary password by clicking “Passwort setzen” in my.sciebo under "Gäste verwalten”.
  • After a new password has been set the guest ID can be used to login via the web interface (only under https://gast.sciebo.de) or via the client.
  • Guest accounts are not allocated storage space. Guest accounts are only intended for guests to access shared folders. If the guest is given editing rights to a folder, they can also upload files into the folder. This uses storage volume from the sponsor’s account or the project box.
  • Guest accounts are valid for 12 months. Sponsors can renew guest accounts by 12 months at any time via "Gäste verwalten" -> Gast verlängern" in my.sciebo. To transfer a guest to another sponsor, the new sponsor must send the guest a new invitiation to create a new guest ID. 

Sharing files with guest users

  • As guest accounts do not have their own storage space, files and folders must be shared with them. 
  • Sharing a folder/file is done under "Share" by entering the guest ID (i.e. the e-mail address) and in addition "@gast.sciebo.de", for example:  ‘john.smith@gmail.com@gast.sciebo.de'.
  • If the guest ID is entered correctly, the guest will be recognized by the system and indicated as “Entfernte Freigabe”. This entry can be selected to share files or folders with.
  • Basic information on sharing can be found in the sciebo Help Centre.

Limitations of guest accounts

  • Guests do not have their own storage volume (0 byte quota).
  • Guests cannot share files or folders
  • Guests cannot access my.sciebo. If a guest has forgotten their password, their sponsor can reset the password in my.sciebo via "Gäste verwalten" -> "Passwort setzen". The guest is then sent an e-mail confirmation and must change their password within 36 hours.

Einrichtung einer Gastkennung

1. Um die Gastkennung einzurichten muss sich der:die Sponsor:in über my.sciebo einloggen. Dort wählen Sie unter Gastkonten "Gäste einladen".

2. Füllen Sie das Formular aus und klicken auf "Gast einladen".

3. Sie werden eine neue Seite weitergeleitet. Der Gast erhält dann eine Mail mit einem Link, indem er:sie das Passwort neu setzen muss. Falls die Mail nicht auftaucht, schauen Sie bitte in Ihrem Spam-Ordner nach.

4. Über den Link muss das Passwort neu vergeben werden. Mit Passwort zurücksetzen, wird das Passwort gesetzt. Nach der Registrierung kann es bis zu 15 Minuten dauern, bis der Gast sich anmelden kann.

 

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    Um die Gastkennung einzurichten muss sich der:die Sponsor:in über my.sciebo einloggen. Dort wählen Sie unter Gastkonten "Gäste einladen".
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    Füllen Sie das Formular aus und klicken auf "Gast einladen".
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    Sie werden eine neue Seite weitergeleitet. Der Gast erhält dann eine Mail mit einem Link, indem er:sie das Passwort neu setzen muss. Falls die Mail nicht auftaucht, schauen Sie bitte in Ihrem Spam-Ordner nach.
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    Über den Link muss das Passwort neu vergeben werden. Mit Passwort zurücksetzen, wird das Passwort gesetzt. Nach der Registrierung kann es bis zu 15 Minuten dauern, bis der Gast sich anmelden kann.

Verwalten von Gastkennungen

Über "Gäste verwalten" können Sponsor:innen ihre Gastkennungen verwalten. Hier lassen sich Gastkennungen verlängern, Gastkennungen löschen sowie die Einladung erneuern (Eine erneute Einladungsmail wird versendet) oder eine Gastkennung löschen. Über die Auswahlkästchen lassen sich auch Aktionen für mehrere Gastkennungen auf einmal durcchführen. Um eine Aktion durchzuführen, muss mindestens ein Auswahlkästchen markiert werden.

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    Über "Gäste verwalten" können Sponsor:innen ihre Gastkennungen verwalten.
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    Hier lassen sich Gastkennungen verlängern, Gastkennungen löschen sowie die Einladung erneuern (Eine erneute Einladungsmail wird versendet) oder eine Gastkennung löschen. Über die Auswahlkästchen lassen sich auch Aktionen für mehrere Gastkennungen auf einmal durcchführen. Um eine Aktion durchzuführen, muss mindestens ein Auswahlkästchen markiert werden.

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