zum Inhalt springen

Virtuelle Mail-Domänen

Es geht im Folgenden um E-Mail-Adressen der Art

Name@Einrichtung.uni-koeln.de

Solche Adressen setzen normalerweise voraus, dass die im hinteren Teil der E-Mail-Adresse der Domäne genannte Einrichtung einen eigenen Mail-Server betreibt. Sonst bleibt Benutzern nur eine Adresse der Art Name@uni-koeln.de. Da die oben angegebenen Adressen allerdings bei Vielen beliebt sind, um zum Beispiel die Zugehörigkeit zu einer Einrichtung, einem Institut oder einem Seminar auszudrücken, hat das RRZK so genannte virtuelle E-Mail-Domänen eingeführt, über die die gewünschten E-Mail-Adressen erzeugbar sind. Voraussetzung ist ein eigener Personal-Account.

NB: der administrative Aufwand zur Einrichtung einer solchen Domäne ist hoch. Aus diesem Grund ist dieses Modell primär dafür gedacht, in der Vergangenheit betriebene eigene Institutsmailserver abzulösen, dabei aber die etablierten Mailadressen der MitarbeiterInnen beizubehalten. Eine solche Domäne wird nicht für Kontaktadressen eingerichtet. Verwenden Sie für Kontaktadressen bitte das Antragsformular.

Einrichtung eines Personal-Accounts

Beantragung einer virtuellen Mail-Domäne

Leiter und Administratoren von Uni-Einrichtungen können virtuelle Mail-Domänen mit einem formlosen Schreiben beantragen. Im Antrag (an das RRZK, zu Händen Herrn Hagedorn oder per E-Mail an Postmaster) sind zu nennen:

  • Der gewünschte Domänen-Name
    (oben allgemein als "Einrichtung" bezeichnet, also zum Beispiel "rechenzentrum"),
    wobei die Groß- und Kleinschreibung (wie generell bei E-Mail-Adressen) keine Bedeutung hat und Bindestriche möglich sind.
  • Ein Administrator,
    der über einen Personal-Account verfügen muss
    (wobei Personal-Account, E-Mail-Adresse und Telefonnummer anzugeben sind).

Nach Eintragung der Mail-Domäne durch das RRZK können Angehörige der Einrichtung über ein Online-Formular einen E-Mail-Alias beantragen. Dadurch wird (wie immer bei einem Alias) eine zusätzliche E-Mail-Adresse generiert. Das heißt, die schon bestehenden Adressen Benutzerkennzeichen@uni-koeln.de und gegebenenfalls Name@uni-koeln.de bleiben weiterhin bestehen.

Beantragung eines E-Mail-Alias in der virtuellen Mail-Domäne

Die Startseite zur Beantragung eines E-Mail-Alias in einer virtuellen Domäne ist

https://webapps.uni-koeln.de/mailalias/

Hier erfolgt zunächst die Anmeldung mit dem Benutzerkennzeichen und Passwort des eigenen Personal-Accounts.

Im anschließenden Fenster sind anzugeben:

  • Vor- und Nachname,
  • die virtuelle Mail-Domäne (per Auswahl aus dem Dropdown-Menü),
  • der gewünschte E-Mail-Aliasname (zum Beispiel Haiko.Luepsen)
    (der nur Buchstaben, Ziffern, "." und "-" enthalten darf sowie mit einem Buchstaben beginnen muss).
    Dieser Name muss nicht mit dem Aliasnamen in der E-Mail-Adresse Name@uni-koeln.de identisch sein.

Bearbeitung des Antrags

Dieser Online-Antrag wird nun demjenigen Administrator der Einrichtung per E-Mail zugestellt, dessen virtuelle Mail-Domäne ausgewählt wurde. Wird er genehmigt, so wird der beantragte E-Mail-Alias erzeugt und kann circa eine Stunde später benutzt werden. Wird der Antrag jedoch abgelehnt, so erhält der Antragsteller eine entsprechende, automatisch generierte E-Mail.

Hinweise für die Administratoren der virtuellen Mail-Domänen

In Folge eines Online-Antrags erhält der Administrator der Einrichtung, dessen virtuelle Mail-Domäne ausgewählt wurde, eine E-Mail mit zwei Links: einen für die Zustimmung und einen für die Ablehnung des Antrags. Es genügt ein Klick auf den entsprechenden Link, wodurch eine Webseite angezeigt wird, deren Inhalt allerdings nicht weiter beachtet werden muss.

Wird diese E-Mail durch den Administrator nicht innerhalb von zwei Wochen bearbeitet, so wird der Benutzerantrag als abgelehnt betrachtet und dem Antragsteller eine entsprechende E-Mail geschickt.

Kontakt
Bei Fragen und für eine individuelle Beratung wenden Sie sich bitte an:
RRZK-Helpdesk
Telefon: (0221) 470-89555