Das mobile Arbeiten ist in vielen Bereichen der Universität mehr und mehr zum Normalzustand geworden. Hierdurch steigt der Bedarf an kollaborativen Tools zur Kommunikation an der Universität zu Köln deutlich, um Personen auf dem Campus mit denen im Homeoffice zusammenzubringen. Im Folgenden finden Sie einen Überblick über verschiedene Möglichkeiten und Services.

Videokonferenzen

Präsenzbesprechungen und -veranstaltungen – Vorlesungen, mündliche Prüfungen, Gremiensitzungen, dienstliche Besprechungen etc. – sind ein wesentlicher Teil des Universitätsalltags. Nicht immer sind aber alle gewünschten Teilnehmenden am gleichen Ort. Insbesondere für Lehrveranstaltungen, Webinare, hochschulöffentliche Sitzungen und interne (organisatorische) Besprechungen, die sich durch einen Austausch per Chat/E-Mail oder Telefonkonferenz nicht gut ersetzen lassen, eignen sich Videokonferenzsysteme.

Chats und E-Mails

Zum Austausch von Nachrichten steht nach wie vor der E-Mail-Dienst an der Universität zur Verfügung:

• Informationen zum E-Mail-Service allgemein und Abruf per Webmail
• Sonderfunktionen bei der E-Mail-Nutzung: Abwesenheitsnotiz, Spamfilterung, Kontaktadressen
• Bearbeitung von E-Mail-Anfragen in Gruppen (siehe unten)

Nicht immer ist aber die Verwendung von E-Mails das Mittel der Wahl. Das gilt insbesondere dann, wenn Dateien verschickt werden sollen. Nutzen Sie als Alternative zum Anhängen von Dateien an E-Mails bitte auch geeignete Verfahren für den Dokumentenaustausch wie Sciebo, SoFS, BSCW oder Gigamove. Für einen spontanere und weniger formale Kommunikation, gerade in Gruppen, kann zudem Rocketchat verwendet werden.

Gemeinsames Bearbeiten von Dokumenten

Dateien gemeinsam bearbeiten können Sie sowohl mit sciebo, als auch mit Git. Innerhalb von Sciebo kann die Funktion OnlyOffice genutzt werden, um mit mehreren Personen – auch gleichzeitig – an einem Dokument zu arbeiten, bequem per Browser. So können auch mehrere Personen von zu Hause aus an unterschiedlichen Stellen eines Textes Änderungen vornehmen, ohne sich in die Quere zu kommen oder gar bereits geleistete Arbeit Anderer zu zerstören. Wenn keine Office-Dokumente, sondere andere Arten von Dateien zeitgleich oder nahezu zeitgleich von mehrere Personen bearbeitet werden müssen, kann Git verwendet werden. Das Arbeiten mit Git setzt aber fortgeschrittene Kenntnisse bei der Computernutzung voraus.

Für Dateien, auf die mehrere Personen zugreifen sollen, die aber üblicherweise nicht zur gleichen Zeit von mehreren Personen geändert werden müssen, stehen weitere Dienste zur Bereitstellung von Daten für Arbeitsgruppen zur Verfügung, siehe weiter unten.

Digitale Whiteboards

Das Online-Tool Mural ermöglicht die Zusammenarbeit auf einem digitalen Whiteboard. Anwendbar ist Mural für Workshops, Planungen oder Brainstormings. Der Login geht per universitärem Account. Über zentrale Workspaces können Einrichtungen zusammenarbeiten. Mittels verschiedener Templates/Vorlagen lassen sich die Muralboards variabel gestalten.

Koordination von Aufgaben und Projekten

Abseits von täglichen Absprachen, die gut per Rocketchat oder auf ähnlichem Wege organisiert werden können, gibt es häufig auch Bedarf dafür, im alltäglichen Arbeitsablauf und/oder in länger andauernden Projekten den Überblick zu behalten über den Fortschritt einzelner Teilaufgaben. Hierbei können der Aufgabenplaner MeisterTask und die Projektmanagement-Software Redmine helfen.

Bearbeitung von E-Mail-Anfragen durch mehrere Personen

Für die arbeitsteilige Beantwortung von E-Mail-Anfragen bietet sich das OTRS-System an. Über OTRS können mehrere Personen gleichzeitig, oder auch nach einander (an verschiedenen Tagen), auf eingegangene E-Mail-Anfragen antworten. Eine E-Mail-Anfrage wird als sog. Ticket bearbeitet und erlaubt es daher späteren Bearbeitern, auf den bisherigen Verlauf der Konversation zuzugreifen. Die Bearbeitung der Anfragen erfolgt über ein webbasiertes System im Browser.

Gemeinsamer Zugriff auf Daten

Für den gemeinsamen Zugriff auf Daten, die aber nicht gleichzeitig durch mehrere Personen geändert werden müssen, stehen Ihnen verschiedene Services zur Verfügung. Details finden Sie auf den Informationsseiten zu:

Dokumente digital unterschreiben

Das Regionale Rechenzentrum zu Köln benötigt für bestimmte Dokumente (zum Beispiel den Gast-Account-Antrag) mindestens eine sogenannte "einfache elektronische Signatur"/digitale Unterschrift. Wesentlich empfehlenswerter, weil zukunftssicherer, ist die Verwendung einer "echten" elektronischen Signatur.