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Informationen zu Tools für kollaboratives Arbeiten im Homeoffice

Inhaltsverzeichnis

Aufgrund der derzeitigen Situation rund um das Coronavirus steigt der Bedarf an kollaborativen Tools zur Kommunikation im Homeoffice an der Universität zu Köln deutlich. Im Folgenden finden Sie einen Überblick über verschiedene Möglichkeiten und Services.

Weitere aktuelle Informationen zu den Services des RRZK in der aktuellen Lage finden Sie unter:

Gleichzeitige oder nahezu gleichzeitige Zusammenarbeit

Videokonferenzen

Präsenzbesprechungen und -veranstaltungen – Vorlesungen, mündliche Prüfungen, Gremiensitzungen, dienstliche Besprechungen etc. – sind ein wesentlicher Teil des Universitätsalltags. Solche Zusammenkünfte dürfen derzeit jedoch nicht stattfinden. Insbesondere für Lehrveranstaltungen, Webinare, hochschulöffentliche Sitzungen und interne (organisatorische) Besprechungen, die sich durch einen Austausch per Chat/E-Mail oder Telefonkonferenz nicht gut ersetzen lassen, eignen sich Videokonferenzsysteme.

Die Universität zu Köln stellt für diese Anwendungsfälle – wie viele andere Hochschulen – Zoom zur Verfügung, da es sich zu Beginn der COVID-19-Phase als das leistungsfähigste Videokonferenzsystem erwiesen hat.

Eine Zoom-Lizenz erhalten Sie durch die Anmeldung im Zoom-Portal der Universität zu Köln mit Ihrem Uni-Account. Dieser wird auch für KLIPS, ILIAS, die E-Mail-Adresse "@uni-koeln.de" uvm. verwendet und sollte allen Beschäftigten an der Uni Köln bekannt sein. Es können keine Verwaltungs-, WiSo- oder sonstige Accounts benutzt werden.

Für die Nutzung von Zoom stellt der Anbieter eine Reihe von Video-Tutorials bereit und führt wöchentliche Schulungen in deutscher Sprache durch. Lehrende erhalten zusätzliche Informationen auf der Portalseite zu "Digital Education".

Bitte beachten Sie unbedingt ab Montag (06. April 2020) die an dieser Stelle erscheinenden Hinweise zum Datenschutz und die Nutzungsvorgaben für Hosts/Moderator*innen, die derzeit in Vorbereitung sind.

Bei Fragen zum Zoom-Zugang wenden Sie sich bitte an den RRZK-Helpdesk (rrzk-helpdeskSpamProtectionuni-koeln.de).

Für besonders vertrauliche Nutzungsanlässe steht alternativ der DFNconf-Dienst zur Verfügung, über den Angehörige der Universität ebenfalls kostenfrei und ohne zusätzliche Registrierung Videokonferenzen durchführen können. Durch den plötzlichen starken Anstieg der Nutzung in Folge der Corona-Pandemie ist das System derzeit allerdings nicht uneingeschränkt verfügbar. Es gibt hierbei zwei Varianten:

DFN-Videokonferenzen mit Pexip

DFN-Webkonferenzen mit Adobe Connect

Chats und E-Mails

Der E-Mail-Server des RRZK ist derzeit stabil, jedoch sollte auch hier ein sprunghafter Anstieg der Kommunikation vermieden werden. Nutzen Sie bitte geeignete, vereinfachende Methoden wie Mailinglisten (als gemeinsame Kontaktadressen), um ein Mehrfachversenden von E-Mails zu verhindern. Zugleich vermeiden Sie bitte riesige Anhänge an E-Mails, für den Dokumentenaustausch stehen Ihnen weit geeignetere Tools wie Sciebo, SoFS, BSCW oder Gigamove zur Verfügung.

Das RRZK hat einen "RocketChat"-Server aufgesetzt, um das Chatten innerhalb von Arbeitsgruppen als Ersatz für die übliche mündliche Kommunikation vor Ort zu ermöglichen. Inzwischen gibt es hierzu auch eine ausführliche Anleitung.

Um diesen Dienst zu nutzen, melden Sie sich bitte einmalig bei diesem Server an:

RocketChat der Uni Köln

Sie erhalten dann die Meldung, dass Ihr Account noch von einem Administrator freigegeben werden muss. Diese Freischaltung erfolgt so zeitnah wie möglich. Bitte beachten Sie, dass wir nur Personal-Accounts freischalten, keine Studierenden-Accounts. Neben Textnachrichten können auch Bilder und Dateien verschickt werden. (Wichtig: Es ist kein System zur Dokumentenverwaltung, bitte verwenden Sie es nur zum spontan erforderlichen Austausch kleiner Dateien!) Rocketchat kann im Browser verwendet werden, als Desktop-Anwendung oder auch als App auf dem Smartphone/Tablet (in der App einzutragender Servername: tortilla.rrz.uni-koeln.de). Die App ist in den üblichen Quellen (Playstore/Appstore) kostenfrei erhältlich, die Desktop-Anwendung auf den Webseiten von Rocketchat. Über die Desktop-Anwendung sowie die App können auch kleine Videokonferenzen über Rocketchat einberufen werden, die Nutzung der Videokonferenzen im Browser können wir nicht empfehlen. Auch hier wichtig: Rocketchat soll primär als Chatsystem dienen, nutzen Sie die Videokonferenz nur in wirklich nötigen Fällen und möglichst kurz.

 

Gemeinsames Bearbeiten von Dokumenten

Innerhalb von Sciebo kann die Funktion OnlyOffice genutzt werden, um mit mehreren Personen – auch gleichzeitig – an einem Dokument zu arbeiten, bequem per Browser. So können auch mehrere Personen von zu Hause aus an unterschiedlichen Stellen eines Textes Änderungen vornehmen, ohne sich in die Quere zu kommen oder gar bereits geleistete Arbeit Anderer zu zerstören (beim Hin- und Hersenden einer Datei per E-Mail passiert das ansonsten schon mal). Voraussetzung für die gemeinsame Dateibearbeitung mit OnlyOffice ist, dass alle Personen Zugriffsrechte für den Ordner haben, in dem das Dokument liegt. Dazu wird zu allererst ein Sciebo-Account benötigt (einmalige Registrierung bei Sciebo mit dem Uni-Köln-Account und Festlegung eines separaten Sciebo-Kennworts).

Wenn keine Office-Dokumente, sondere andere Arten von Dateien zeitgleich oder nahezu zeitgleich von mehrere Personen bearbeitet werden müssen, kann Git verwendet werden. Mehr dazu im Abschnitt über gemeinsames Bearbeiten in besonderen Fällen. Die Nutzung von Git setzt jedoch fortgeschrittene Kenntnisse voraus.

Asynchrones Arbeiten

Koordination größerer Vorhaben

Abseits von täglichen Absprachen, die gut per Rocketchat oder auf ähnlichem Wege organisiert werden können, gibt es häufig auch Bedarf dafür, in länger andauernden Projekten den Überblick zu behalten über den Fortschritt einzelner Teilaufgaben. Hierbei kann die Projektmanagement-Software Redmine helfen. In Redmine können in Gruppen Aufgaben verteilt und deren Fortschritt bekanntgegeben werden.

Auf den ersten Blick wirkt Redmine sehr schlicht, aber auf den zweiten Blick bietet es viele sehr nützliche und durchdachte Funktionen. Da Redmine ursprünglich aus dem Bereich der Softwareprojekte stammt, wirken manche Begrifflichkeiten möglicherweise zunächst etwas fremd. Beispielsweise wird das, was man in Projekten normalerweise als „Meilensteine“ bezeichnen würde, in Redmine über „Versionen“ realisiert. Zu einer „Version“ in Redmine gehört also ein Bündel von Aufgaben (die wiederum aus Unteraufgaben bestehen können), die alle umgesetzt sein müssen, um ein Zwischenziel zu erreichen.
Um mit Redmine warm zu werden, hilft in aller Regel ein Blick in die weiterführenden Links zu Redmine.

Bearbeitung von E-Mail-Anfragen durch mehrere Personen

Für die arbeitsteilige Beantwortung von E-Mail-Anfragen bietet sich das OTRS-System an. Über OTRS können mehrere Personen gleichzeitig, oder auch nach einander (an verschiedenen Tagen), auf eingegangene E-Mail-Anfragen antworten. Eine E-Mail-Anfrage wird als sog. Ticket bearbeitet und erlaubt es daher späteren Bearbeitern, auf den bisherigen Verlauf der Konversation zuzugreifen. Die Bearbeitung der Anfragen erfolgt über ein webbasiertes System im Browser.

Gemeinsamer Zugriff auf Daten

Für den gemeinsamen Zugriff auf Daten, die aber nicht gleichzeitig durch mehrere Personen geändert werden müssen, stehen Ihnen verschiedene Services zur Verfügung. Details finden Sie auf den Informationsseiten zu:

  • SoFS (Online-Speicher – nur für Studierende, Beschäftigte und Gäste der UzK)
  • Wikis (Gemeinschaftliches Lesen und Bearbeiten von Online-Texten mit sehr geringen Einstiegshürden)
  • BSCW (Webbasierter Austausch von Dokumenten, auch mit Uni-externen Personen)
  • Gigamove (Einmaliges, kurzzeitiges Bereitstellen einer Datei an eine Person oder kleinere Gruppen, auch Uni-Externe, als Alternative zum Versand per E-Mail)

Natürlich kann das zuvor genannte Sciebo, mit dem ein zeitgleiches Arbeiten an Dokumenten möglich ist, auch für die asynchrone Bearbeitung von Dateien genutzt werden.

Für weitergehende Erläuterungen zu den verschiedenen Möglichkeiten, auf gemeinsame Datenbestände zuzugreifen, werfen Sie auch einen Blick in unsere Übersicht zum Thema Forschungsdatenmanagement. Hier wird für die zuvor genannten Dienste differenziert dargestellt, wie und von wem sie genutzt werden können.

Gemeinsames Bearbeiten in besonderen Fällen

Für das gemeinsame Bearbeiten von Dateien in Fällen, in denen Office-Dokumente ungeeignet sind, können gemeinschaftliche Änderungen an Dateien über Git organisiert werden. Bei Git handelt es sich um ein Versionsverwaltungssystem, mit dem unterschiedliche Versionen von Dateien gleichzeitig existieren können und erfolgte Änderungen an Dateien nachträglich zusammengeführt werden. Einzelne Bearbeiterinnen und Bearbeiter können Änderungen in einer eigenen Kopie (ggf. als sog. branch) vornehmen und ihre Änderungen, sobald diese veröffentlichungsreif sind, wieder allen anderen zur Verfügung stellen. Hierdurch kann parallel und gleichzeitig gearbeitet werden, aber Änderungen zur gleichen Zeit an der gleichen Datei führen zu Konflikten, die später aufgelöst werden müssen.  Dieses Modell der Dateibearbeitung wird häufig zur gemeinschaftlichen Entwicklung von Software-Quellcode genutzt. Am RRZK kann Git zur Bearbeitung in Gruppen über die Integration in Redmine genutzt werden.

Weitere Hinweise

Sie erreichen die Studierenden einer bestimmten Veranstaltung auch über die Kommunikationsmodule von KLIPS und ILIAS. Nutzen Sie diese! Vorlesungsinhalte und -aufzeichnungen sollten generell über ILIAS bereitgestellt werden. Zusätzliche Infos zur Vorlesungsaufzeichnung finden Sie auch in unserer Dokumentation:

Vorlesungsaufzeichnung