Neben den Mailadresssen der Form @uni-koeln.de kann über den zentralen Mailserver weitere Adressen der Form @INSTITUT.uni-koeln.de an User:innen mit Personal- oder Gastaccounts vergeben werden. Diese Mail-Domänen (Domäne = der Teil hinter dem @) werden als virtuelle Mail-Domänen bezeichnet (Virtuell, da für solche Adressen kein eigenständiger Mailserver mehr nötig ist).

Die für virtuelle Mail-Domänen eingerichteten Adressen werden in der Accountverwaltung als zusätzliche E-Mail Adressen (Alias) bestehenden Accounts zugeordnet. Die Verwaltung erfolgt durch berechtigte Personen der jeweiligen Einrichtung über das KIM-Portal.

Nutzung der Mail-Adressen

Sofern Sie einen Personal- oder Gast-Account haben, können Sie prinzipiell eine zusätzliche Mail-Adressse (Alias) unter einer virtuellen Mail-Domäne erhalten. Darüber entscheidet der oder die Verwalter:in der Domäne. Diese erreichen Sie unter der Adresse postmaster@INSTITUT.uni-koeln.de.

Sie werden per Mail informiert, wenn ein solcher Mail-Alias für Sie eingerichtet wurde. Es kann in Einzelfälllen bis zu zwei Stunden dauern, bis nach Einrichtung die Mail richtig zugestellt werden kann.

Die an die Adresse eingehende Mail wird in das Postfach Ihres Uni-Mailaccounts zugestellt. Dieses können Sie unter https.//webmail.uni-koeln.de einsehen oder können es mit einem eigenen E-Mail Programm abrufen. Sofern Sie bereits Ihre @uni-koeln.de Adresse aktiv nutzen müssen Sie für den Abruf nichts neu einrichten. Alle Einstellungen für das Account (Weiterleitungen, Spamfilter, usw.) gelten auch für die an die neue Adresse eingehende Mail.

Falls Sie unter der neuen Adresse Mail versenden wollen, müssen Sie diese in Ihrem Mailprogramm oder in der Webmail als Absender hinterlegen.

Sie können diese Adresse im KIM auch als "primäre E-Mail-Adresse" wählen und dafür ein offizielles E-Mail Zertifikat für signierte und verschlüsselte Kommunikation beantragen.

Nach Löschung eines Alias wird die Adresse sofort ungültig (sofern diese nicht an einen anderen Account vergeben wird). Sie sollten ab dann keine Mail mehr mit dieser Absenderadresse versenden. Sie werden über die Löschung ebenfalls per E-Mail informiert.