Funktionsweise von Mailinglisten

Mailinglisten erleichtern den Gedankenaustausch per E-Mail innerhalb großer Personengruppen.

Der Listserver

Der Listserver arbeitet eng verzahnt mit dem restlichen Mailsystem zusammen. Nach außen erscheint eine Mailingliste als normale E-Mail-Adresse. E-Mails an diese E-Mail-Adresse werden jedoch nicht in einer Mailbox abgelegt, sondern dem Listserver übergeben.

Dieser prüft, ob Absender oder Inhalt der Mail gegen ein Filterkriterium der entsprechenden Mailingliste verstoßen. Ist dies der Fall, wird die E-Mail einem Listenadministrator vorgelegt, der darüber entscheidet, ob die E-Mail an die Liste zugestellt oder verworfen werden soll.

Wenn der Listserver die E-Mail an die Liste zustellt, wird sie an alle Listenmitglieder bzw. Abonnenten weitergeleitet.

Aufgaben des Listservers

• Verwaltung der Listenmitglieder:
  • Die Liste der Teilhabenden wird zentral serverseitig verwaltet. Es reicht aus, die Listenadresse zu kennen, um eine E-Mail an alle eigenschriebenen Mitglieder zu versenden.
  • Der Listserver bietet ein Interface, über das sich Listenmitglieder selbständig ein- und ausschreiben können (sofern der Listenadministrator das zulässt).
  • Die Adressen der eingeschriebenen Listenangehörigen werden geschützt. Wer eine E-Mail an die Listenadresse schreibt, muss nicht wissen, wer diese E-Mail wirklich empfängt.
  • Der Listserver ist in der Lage, ungültig gewordene Adressen von Listenmitgliedern abzufangen und dem Listenadministrator zu melden oder sie gleich automatisch auszuschreiben.

• Filter: Zusätzlich bietet ein Listserver die Möglichkeit, unerwünschte oder zweifelhafte E-Mails zurückzuhalten, bevor diese an die Abonennten zugestellt werden. Auf die gleiche Art kann eine Liste auch komplett moderiert werden, das heißt nur von einem Moderator akzeptierte Beiträge werden auch auf die Liste weitergeleitet.

• Archivierung: Als weiteres Feature bieten Listeserver häufig auch eine Archivierung der Listenmails an, so dass ältere Beiträge zum Beispiel über eine Webseite einsehbar sind.

Typen von Mailinglisten

Die Verwendung von Mailinglisten kann man grob in drei Kategorien unterteilen:

Diskussionsliste

Auf der klassischen Diskussionsliste tauschen sich die Teilnehmer über ein bestimmtes Thema untereinander aus. Solche Mailinglisten können weltweit Benutzern einer bestimmten Software als Diskussionsplattform dienen oder aber die interne Kommunikation einer Arbeitsgruppe verbessern.

Newsletter

Über einen Newsletter informiert ein (oder auch mehrere) privilegierte Nutzer die Mitglieder über Neuerungen. Solche Listen können zum Beispiel zum Verteilen von internen Rundschreiben oder zur Ankündigung von Veranstaltungen an interessierte Mitglieder dienen.

Mailinglisten als Kontaktadressen

Als letzte Möglichkeit übernehmen Mailinglisten die Funktion von nicht personengebundenen E-Mail-Adressen. Möchte eine Institution zum Beipspiel per E-Mail erreichbar sein, wird eine entsprechende Mailingliste vorgeschaltet und die Personen, welche die Institutionsmail verwalten sollen, werden als Mitglieder der Liste eingetragen.