UNIVERSITÄT ZU KÖLN

Funktionsumfang des Online-Speicherplatzes SoFS

Nutzen Sie die vielen Vorteile von SoFS: 

• Online-Speicher:
  • Sie können überall und jederzeit auf Ihre Daten online zugreifen. 
• Wiederherstellung Ihrer Daten:
  • Sie haben die Möglichkeit, versehentlich gelöschte Dateien wiederherzustellen. 
• Gemeinsame Dokumente:
  • Arbeiten Sie direkt in SoFS mit mehreren Personen an einem Dokument. 
• Sicherheit vor Ausfall und Datenverlust:
  • Das RRZK sichert und betreut die Infrastruktur von SoFS, welche auf eine möglichst hohe Verfügbarkeit ausgelegt ist.​
• Datenschutz:
  • Für besonders schutzbedürftigen Daten (u.a. personenbezogene Daten) ist grundsätzlich von der Ablage in SoFS abzusehen. Sollten dennoch derartige Daten in SoFS gespeichert werden müssen, sind die Daten zwingend vorher geeignet zu verschlüsseln. In diesem Fall obliegt die Verschlüsselung inklusive des Schlüsselmanagements dem Verantwortungsbereich der Person, welche die Daten ablegt.
• In SoFS abgelegte Daten werden an der Universität zu Köln gespeichert. Dabei werden die Daten unverschlüsselt gespeichert und auch die Übertragung der Daten erfolgt unverschlüsselt (ausgenommen beim Zugriff über WebDAV). 

Arten von Speicherbereichen

Sie haben in SoFS drei verschiedene Typen von Bereichen. Im privaten Bereich können nur Sie selbst auf die Daten zugreifen. Dateien im Bereich "Public" können auch mit anderen Personen an der Universität geteilt werden.

Einrichtungen können zudem Speicherplatz für Projekte oder Arbeitsgruppen beantragen. 

Datensicherung

SoFS speichert automatisch auch ältere Dateiversionen. Dabei gibt es drei unterschiedliche Sicherungsintervalle: stündlich, täglich und wöchentlich.

Bitte beachten Sie, dass der Zugriff auf diese gesicherten Dateiversionen ausschließlich mit Windows möglich ist.

• Stündliche Sicherung
  • Die Daten werden jeweils tagsüber um 8.00, 12.00, 16.00 und 20.00 Uhr automatisch gesichert und am nächsten Tag wieder überschrieben.
  • Beispiel: Eine Datei kann nicht in der ursprünglichen Version wiederhergestellt werden, wenn sie abends nach 20.00 Uhr neu erstellt und am gleichen Tag um 23.30 Uhr aus Versehen gelöscht oder geändert wurde. 
  • ​​​​Eine Datei, die heute um 7.30 Uhr geändert wird, wird um 8.00 Uhr gesichert. Werden im Verlauf des Tages weitere Änderungen vorgenommen, die sich im Nachhinein als unerwünscht herausstellen, so ist der Stand von heute 8.00 Uhr nur bis morgen 7.59 Uhr noch wiederherstellbar.
• Tägliche Sicherung
  • Zusätzlich wird täglich um Mitternacht eine Sicherung vorgenommen. Diese täglichen Sicherungen werden eine Woche aufgehoben.
• Wöchentliche Sicherung
  • Länger aufgehoben werden auch jene Sicherungen, die in der Nacht von Sonntag auf Montag angelegt wurden. Hiervon werden insgesamt 30 Sicherungen vorgehalten, so dass Sie bis zu 29 Wochen lang auf die älteren Versionen zugreifen können. Gesicherte Dateiversionen sind hierbei nach Wochen gestaffelt. 
  • Beispiel: Der 5.5. 2014 war ein Montag. Im Oktober 2014 können Sie zwar noch alte Versionen einer im Mai geänderten Datei wiederherstellen, entsprechend mit dem Stand vom 5.5., 12.5., 19.5., 26.5.