Lotus Notes: Kontakte - Eintrag im Zentralen Adressbuch
Alle MitarbeiterInnen der Verwaltung verfügen über einen Eintrag im Zentralen Adressbuch, in dem wichtige Informationen zu der jeweiligen Person eingetragen werden können. Hierzu zählen z.B. die Rufnummer oder der Standort des Büros.
HINWEIS: Die Einträge des Zentralen Adressbuchs werden nicht automatisch geführt, sondern von jeder/m Beschäftigten selbst verwaltet. Bitte stellen Sie daher sicher, dass Sie Ihren Adressbucheintrag vollständig ausgefüllt haben und Veränderungen schnellstmöglich aktualisieren.
Vorgehen
1. Um Ihren eigenen Adressbucheintrag zu bearbeiten, öffnen Sie das Zentrale Adressbuch über einen Doppelklick auf die Kachel "Zentrales Adreßbuch" auf dem Arbeitsbereich (zur Nutzung des Arbeitsbereichs siehe Arbeitsbereich (Kacheloberfläche) als Homepage) [Bild 1].
2. Am schnellsten gelangen Sie zu Ihrem eigenen Eintrag, indem sie in das Zentrale Adressbuch klicken und anschließend beginnen, Ihren Namen einzutippen. Dadurch öffnet sich das "Suchen"-Fenster, in dem Sie in der Spalte "Name" (1) über das Suchfeld Ihren Namen eingeben (2). Drücken Sie anschließend die Enter-Taste oder klicken Sie auf "Suchen" (3) [Bild 2].
3. Wählen Sie Ihren Namen aus (1) und klicken anschließend bitte auf "Person bearbeiten" (2) [Bild 3].
4. Besonders wichtig sind diejenigen Informationen in Ihrem persönlichen Adressbucheintrag, die Sie über die Reiter "Büro/Privat" --> "Büro" (1)+(2) eingeben können. Füllen Sie dort bitte alle gelb unterlegten Felder aus (3). Nachdem Sie Ihren Adressbucheintrag überarbeitet haben, klicken Sie auf den Button "Speichern und Schließen" (4) [Bild 4].
Beispiel
| Bezeichnung | Inhalt |
|---|---|
| Firma | Universität zu Köln |
| Abteilung | Name der Organisationseinheit |
| Standort | Lage des Büros: gebäudename, Etage und Raumnummer |
| Rufnummer am Arbeitsplatz | Dienstliche Telefonnummer inkl. Vorwahl: 0221 - 470… |
| Fax | Dienstliche Faxnummer (falls vorhanden) |
| Handy | Dienstliche Mobilnummer (falls vorhanden) |
| Straße und Hausnummer | Adresse (z.B. Albertus-Magnus-Platz) |
| Ort | Köln |
| Bundesland/Region | NRW |
| Postleitzahl | Postleitzahl der Adresse |
| Telefon (Büro) | Telefonnummer des Vorzimmers, des zweiten Standorts oder Arbeitsplatzes |
Aktuell:
Informationen zu Tools für kollaboratives Arbeiten im Homeoffice
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