Im Hintergrund werden die Dateianhänge der archivierten E-Mails in das Archivsystem automatisch verschoben. Bei einem Doppelklick auf das Icon eines Anhangs einer archivierten Email, wird diese wieder im Hintergrund vollständig wiederhergestellt und dann der Anhang im entsprechenden Programm geöffnet.

Die Zugriffsberechtigungen für die Besitzer der Maildatei wurden angepasst und auf "Editor" gesetzt.
Die Berechtigung "Editor" hat keine Einschränkung für die Besitzer der Maildatei zur Folge - einzige Ausnahme ist die direkte Änderung der Zugriffskontrollliste des eigenen Postfachs(über Datei/Anwendung /Zugriffskontrolle). Den Zugriff auf das eigene Postfach sollte nur über die Vorgaben unter "Zugriff und Delegierung" verwaltet werden. Siehe Zugriff auf eigene Mailanwendung und Kalender erlauben.

Dank des neuen Archivierungsverfahrens ist Zugriff auf archivierte Emails seitens der für das Postfach zugriffsberechtigten Personen (z. Bsp. Vorzimmer oder Vertretungen) möglich. Bisher war der Zugriff auf archivierte Emails durch Dritte nicht möglich. Mit dem neuen System bleiben die Emails im aktuellen Postfach und sind alle zugreifbar. Dies vereinfacht ebenfalls die Suche nach Emails.

Durch die Einführung des neuen Systems ist es möglich die Größenbeschränkung (Quota) für alle persönlichen Postfächer aufzuheben. Die Komprimierung der Postfächer seitens der Notesnutzer:innen nach einer Archivierung ist nicht mehr erforderlich. Dies wird wöchentlich auf den Servern durchgeführt.

Eine Archivierung über die in Notes integrierten Archivfunktionen ist obsolet.
Die Verknüpfungen also Archivordner in der Ordnerleiste des Postfachs, welche über die Archivkriterien der alten Systematik eingeblendet wurden, werden nicht mehr in der Ordnerleiste des persönlichen Postfachs angezeigt.
Der Zugriff auf das Archiv über das Menü „Archiv“ in der Ordnerleiste des Postfachs ist nicht mehr aktiv.