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IT Center University of Cologne (ITCC)

Lotus Notes: Mail - Vorlage

In Notes gibt es die Möglichkeit, Mail-Vorlagen zu erstellen.

Diese sind zum Beispiel sinnvoll, um:

  • E-Mails mit verschiedenen Signaturen ohne hohen Aufwand versehen zu können (z.B. wegen Tätigkeit in verschiedenen Abteilungen)
  • häufig benötigte Nachrichtentexte als Vorlage zu speichern

Vorgehen

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1. Innerhalb Ihrer Maildatenbank rufen Sie bitte über den Menüpunkt "Werkzeuge" den Menüpunkt "Vorlagen" auf [Bild 1].

2. Wählen Sie nun über den Reiter "Neue Vorlage" den Unterpunkt "Nachricht" aus [Bild 2].

3. Tragen Sie in das Textfeld der sich nun öffnenden "Neuen Nachricht" den von Ihnen gewünschten Text ein (1). Bestätigen Sie anschließend Ihre Eingabe mit „Speichern“ (2). In dem sich nun öffnenden Fenster können Sie einen Namen für die neu erstellte Vorlage angeben (3). Bestätigen Sie anschließend Ihre Angabe mit „OK“ (4) [Bild 3].

Mail auf Basis einer Vorlage erstellen

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1. Möchten Sie nun eine E-Mail mit dieser Vorlage erstellen, so rufen Sie in Ihrer Maildatenbank wieder den Menüpunkt "Vorlagen" auf. Klicken Sie auf „Neu" (1). In dem sich nun öffnenden Fenster können Sie eine Vorlage auswählen (2) und die Auswahl anschließend mit "OK" bestätigen (3) [Bild 1].

2. Es öffnet sich ein neuer Tab, in dem Sie auf Basis der ausgewählten Vorlage eine neue E-Mail verfassen können.

Besonderheit von Funktionsmailadressen

Mails aus Vorlagen werden nicht gesendet, wenn die E-Mail geschrieben und dann "Esc" gedrückt bzw. das Fenster geschlossen wird - auch wenn anschließend die Option "Senden" in dem sich öffnenden Fenster gewählt wurde. Die E-Mail lässt nur mit dem Button "Senden" in der Leiste oben links verschicken!

Alternative zum Aufrufen von Vorlagen

vergrößern:

Alternativ können die Vorlagen direkt aus dem Maileingang aufgerufen werden.
Wählen Sie dazu aus dem Eingang heraus den Punkt "Mehr", und anschließend "Neue Nachricht mit Vorlage…".
In dem sich öffnenden Fenster können Sie die gewünschte Vorlage wie oben beschrieben auswählen.

Aktuell:
Informationen zu Tools für kollaboratives Arbeiten im Homeoffice
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