Zusätzlich zu den Ordnern, die standardmäßig in der Maildatei enthalten sind, können Sie eigene Ordner erstellen, die im Navigationsfenster für Mail angezeigt werden. Siehe dazu Ordner erstellen.

Bei der Erstellung eines Ordners müssen Sie gewisse Einschränkungen bzw. Regeln hinsichtlich des Ordnernamens beachten.

Diese Regeln gelten unabhängig davon, ob Sie den Notes-Client oder den Web-Client verwenden.

Ordnernamen können sich aus einer beliebigen Zeichenkombination zusammensetzen. Dabei können Buchstaben, Zahlen, Leerzeichen und Interpunktionszeichen verwendet werden.

Einige Zeichen sind jedoch für einen besonderen Zweck reserviert. Wenn Sie diese Zeichen verwenden, können unvorhersehbare Ergebnisse die Folge sein. Vermeiden Sie daher nach Möglichkeit folgende Zeichen:

• Unterstrich (_)
• Umgekehrter Schrägstrich (\)
• Vertikaler Balken (|)
• Vor- oder nachgestellte Leerzeichen
• Steuerzeichen (Codes unter der Unicode-32-Dezimalzahl) dürfen nicht verwendet werden. 

• Verwenden Sie zum Beispiel keinen Tabulator als Zeichen in einem Ordnernamen.
• Klammern können in manchen Teilen des Namens verwendet werden.
• Sie können eine einzelne Klammer verwenden, wie z. B. "animal (names", oder einen Teil des Namens in Klammern setzen, wie z. B. "animal(names)".
• Setzen Sie jedoch nicht den vollständigen Namen in Klammern, wie z. B. "(animal names)".
• Die Groß- und Kleinschreibung in Ordnernamen wird beibehalten, die Groß- und Kleinschreibung wird jedoch nicht beachtet. Beispiel: Lotus Notes trifft keine Unterscheidung zwischen Ordnern mit dem Namen "Animal Names" und "animal names". Doppelte Ordnernamen sind nur zulässig, wenn sich die Ordner in unterschiedlichen Unterordnern befinden.
• Unterordner: Ist in einem Order also bereits ein Unterordner namens "Animal Names" (Groß-/Kleinschreibung) vorhanden, können Sie keinen Ordner namens "animal names" (reine Kleinschreibung) in demselben Ordner erstellen.

• Der vollständige Ordnername kann einschließlich aller Aliasnamen bis zu 64 Bytes enthalten.
• Englische Zeichen belegen jeweils ein Byte, Zeichen in anderen Sprachen belegen hingegen häufig mehr Bytes pro Zeichen. Für die Namen von Unterordnern besteht eine Begrenzung auf 130 Bytes, was auch das Backslash-Zeichen (\) umfasst. Der Unterordner "customers\issues\resolved" hat beispielsweise 25 Zeichen (25 Bytes in Englisch).

Die Gesamtzahl der Ansichten und Ordner, die im Navigationsfenster der Mail-Anwendung angezeigt werden können, hängt von den Schriftarten ab, die für die Anzeige der jeweiligen Namen verwendet werden, sowie von weiteren Faktoren im Design des Fensters.

Beachten Sie außerdem, dass manche Ordnernamen für das Notes-Anwendungsdesign reserviert sind, beispielsweise "Eingang", "Kalender" oder "Papierkorb". Diese Namen sollten nicht verwendet werden.